CONTAS A PAGAR
Remessa
A grande maioria dos compromissos é gerada pelo Departamento Fiscal, que classifica e lança no sistema Apollo, apondo a data de vencimento do compromisso. O Departamento Financeiro ao recepcionar os compromissos, deverá arquivar os pagamentos em ordem de vencimento em suas respectivas pastas.
No dia do vencimento os agendamentos devem ser efetuados da seguinte forma:
– Acessar o “Office Banking Bradesco” pagamento:
– Selecionar a empresa desejada>Pagamentos>Incluir>
1. Se for um boleto, selecionar: “Título de Cobrança”
Digitar o CPF ou CNPJ para identificação inicial.
Caso o Fornecedor não esteja cadastrado é necessário efetuar o seu cadastramento.
Passar o boleto na leitora ou digitar o código de Barras
Digitar o número da NF.
2. Crédito em Conta (no caso de clientes com conta no Bradesco) Selecionar Crédito em Conta
Digitar os dados do fornecedor
Digitar o número da NF.
Após todos os agendamentos clicar em Autorizações> Selecionar Todos> Autorizar>
Imprimir relatório de Autorizações
Conferir os compromissos com o relatório.
Se todos os agendamentos foram efetuados corretamente clicar em Remessa para Gerar arquivo de transmissão.
Acessar o Site do Banco Bradesco>Transferência de Arquivos WEBTA>Remessa>Pagamento fornecedor>Incluir:
Selecionar o arquivo desejado na Pasta F:/Bradesco/OBB/Remessa
Incluir>Enviar>Imprimir Protocolo de Remessa>Assinatura;
Após todos os pagamentos agendados, todos os documentos deverão ser enviados para assinatura da Diretoria e autorização final.
Aproximadamente duas horas depois da remessa é possível receber o retorno dos pagamentos para verificar possíveis rejeições e inconsistência.
Acessar o Site do Banco Bradesco>Transferência de Arquivos WEBTA>retorno>Selecionar a Data>continuar>Selecionar arquivo desejado>Confirmar>receber>
Arquivar o arquivo na Pasta F:/Bradesco/OBB/Retorno
Confirmar Assinatura;
Os comprovantes de pagamentos somente poderão ser emitidos no dia seguinte ao pagamento dos compromissos.
Baixa das Contas a Pagar
Baixa no programa Apollo
Financeiro>Operações com compromisso>Autorização de Pagamento>
Por Vencimento:
Selecionar o Banco BRADESCO S/A>Colocar a data>Efetuar Baixa na Revenda do título>Marcar como não autorizado>Procurar>Selecionar em azul os pagamentos a ser baixados>Mostrar apenas autorizados
Clicar em Cheque/Borderô>Borderô>Banco Bradesco>Grupo: Pagamento > Transação: Pagamento>confirmar data> emitir borderô>Confirmar.
Por Inclusão de Título:
Financeiro>Operações com Compromisso>autorização de pagamento>compromisso>Colocar o n.° da NF>Consulta (para incluir o próximo título) > título: n° da NF e no espaço da frente colocar o n° da parcela>Incluir Título>cheque/borderô>Borderô>Banco: escolher o Banco>Grupo: Pagamento>Transação: Pagamento>Data>emitir borderô>Confirmar.
Quando terminar a inclusão dos títulos ir até Manutenção para conferir as origens para evitar baixas incorretas.
Baixa com Cheque
Financeiro>Operações com Compromisso>autorização de pagamento>compromisso (n.° da NF) Procurar>Cheque/Borderô>Cheque>Banco:escolher Banco>tipo Cobrança:Cobrança Simples>Grupo:Pagamento>transação:Pagamento com Cheque>Data Pagamento>Data contábil>,(mesma)>cheque inicial(n° do cheque) emitir cheque>emitir relatório(só para verificar se está tudo correto)>Fechar>Confirmar.
Ao efetuar a Baixa neste modo (automático) o cheque é lançado como “Não compensado”, se caso ele foi compensado (extrato bancário), alterar sua situação para compensado.
Compensação de Cheques
Financeiro>Caixa e Bancos>Lançamento Banco>Banco (digitar o n° do banco desejado)>valor(digitar o valor do cheque que desejar compensar)>no quadro compensação: Selecionar não compensados>Procura>Selecionar compensação>Colocar a data da compensação>Compensar.
Obs: No caso de adiantamento com cheques ele é marcado automaticamente como Compensado, caso ele não esteja compensado, deverá ser desmarcado, clicando duas vezes em cima do cheque>Altera>retirar a data de compensação>gravar.
Baixa Contas a Pagar Peças Ford:
*DN 3191 – DIVEM MOGI MIRIM
*DN 4248 – DIVEM ITAPIRA
*DN 4249 – DIVEM SÃO JOÃO DA BOA VISTA
Obs: Documento ND, NC e ED não baixar
Financeiro>Operações com Compromisso>autorização de pagamento>compromisso: digitar o n° da NF>Procurar>Voltar para consulta>incluir outros títulos>manutenção (verificar origem: 70/65/394) e valor (deixar o valor do extrato> cheque/Borderô>Borderô>Banco:3 –C/C FORD>Grupo Pagamento>Transação:Pagamento>data Pagamento(extrato)>emitir borderô.
Financeiro
Para pagamentos de outras despesas que não foram registradas pelo Departamento Fiscal deverão ser lançados no Programa Apollo>Financeiro>Caixa e Bancos>Lançamento em Banco.
FLOOR PLAN
Linha de Crédito concedida para as Concessionárias das Redes Chevrolet, Ford e Yamaha consiste em financiar o estoque de veículos novos e usados e peças (GM) para capacitar sua aquisição até a venda de seu estoque com prazos e taxas estabelecidos em Convenção e sua liquidação segue a particularidade de cada Montadora.
Ford
Processo de Contratação de Novos é automático.
Processo de Contratação – Usados
– O envio da Solicitação deve ser efetuado até as 16:00 hs para crédito em conta no dia seguinte;
– Extrair Cópia dos recibos Frente e Verso para possíveis auditorias;
– Acessar o site Ford (www.fmcdealer.com.br), Acessar o Banco Ford CREDIT, FVU, nova unidade, colocar os dados dos veículos um a um.
– O sistema gera um número de duplicata.
– Lançar duplicata na planilha de Floor Plan para controle dos vencimentos e veículos vendidos.
Processo de Pagamento – Usados
– Os prazos de pagamento do Floor Plan são 60 dias da contratação ou dois dias úteis após o faturamento da unidade.
Processo de Pagamento – Novos
-Após a emissão das Propostas, separar diariamente os veículos Novos para Pagamento;
-Quando veículo estiver no Plano Floor Plan (identificação através da NF de entrada) – o Prazo para Pagamento é de 4 dias úteis.
-Quando veículo estiver no Plano FAV (identificação através da NF de entrada) – o Prazo para Pagamento é de 7 dias corridos.
Impressão dos Boletos:
Acessar o site (www.fmcdealer.com.br)
– Se o veiculo for da Modalidade Floor Plan, entrar Banco Ford/Ford Credito/Boleto Floor Plan/Selecionar Número da Nota Fiscal para BOLETO.
– Se o veículo for da Modalidade FAV, entrar DRD/FAV Boletos/Selecionar Número da Nota Fiscal desejada.
Os encargos desta modalidade de financiamento são cobrados no evento do pagamento.
Chevrolet
Processo de Contratação de Novos é automático.
Processo de Contratação – Usados – Linha de crédito UseC
– Os veículos usados podem utilizar a linha de crédito Floor Plan desde que tenham até 10 anos de Fabricação.
– Os veículos Usados devem ser incluídos no Floor Plan através de Planilha com os Todos os dados e valores dos Veículos que deve ser enviada até as 12:00 hs para o endereço usados.vinculado@gmacfs.com e o Banco GMAC efetuará o crédito no dia seguinte.
Processo de Pagamento – Usados – Linha de crédito UseC – Capitalização
O prazo máximo para pagamento do financiamento de veículos usados é de 180 dias a contar da data liberação dos recursos pelo Banco GMAC.
Ocorrendo a venda do veículo usado ao consumidor final ou a entrega física do veículo a terceiros, a Concessionária deverá pagar ao Banco GMAC o valor correspondente no prazo de 4 dias a contar da data da venda.
Os dados dos veículos e valores bem como a emissão de boletos poderão ser efetuados através do site
https://gswo-la.int.gmacfs.com/registrat_en.jsp
Os pagamentos destes Boletos deverão ser efetuados através do Banco do Brasil S/A
Processo de Pagamento – Novos – Linha de Crédito NewC – Capitalização
O prazo máximo para pagamento do financiamento de veículos novos será de 180 dias a contar da data liberação dos recursos pelo Banco GMAC.
Ocorrendo a venda do veículo novo ao consumidor final ou a entrega física do veículo a terceiros, a Concessionária deverá pagar ao Banco GMAC o valor correspondente no prazo de 4 dias a contar da data da venda.
Os dados dos veículos e valores bem como a emissão de boletos poderão ser efetuados através do site
https://gswo-la.int.gmacfs.com/registrat_en.jsp
Os pagamentos destes Boletos deverão ser efetuados através do Banco do Brasil S/A
Processo de Pagamento – Novos – Linha de Crédito New – taxa maior.
O prazo máximo para pagamento do financiamento de veículos novos será de 180 dias a contar da data liberação dos recursos pelo Banco GMAC.
Ocorrendo a venda do veículo novo ao consumidor final ou a entrega física do veículo a terceiros, a Concessionária deverá pagar ao Banco GMAC o valor correspondente no prazo de 1 dia a contar da data da venda.
Os dados dos veículos e valores bem como a emissão de boletos poderão ser efetuados através do site
https://gswo-la.int.gmacfs.com/registrat_en.jsp
Os pagamentos destes Boletos deverão ser efetuados através do Banco do Brasil S/A.
Processo de Pagamento – Peças e Acessórios – Linha de Crédito P&A
O prazo para pagamento sem juros da linha de crédito de Peças e Acessórios será de 30 dias a contar da data da emissão do lote de Notas Fiscais de Peças, após este prazo os valores são corrigidos.
De conhecimento dos valores a serem pagos, deverá ser acessado programa específico SETI da GM para poder verificar quais notas pertencem aos boletos.
Os dados dos veículos e valores bem como a emissão de boletos poderão ser efetuados através do site
https://gswo-la.int.gmacfs.com/registrat_en.jsp
Os pagamentos destes Boletos deverão ser efetuados através do Banco do Brasil S/A.
Os Encargos sobre estas operações de crédito são cobrados todo dia 10 de cada mês.
YAMAHA
Contratação – Motos Novas
A contratação do Floor Plan junto ao Banco Yamaha ocorre através da compra da Moto Nova através do Site da Yamaha, onde existem as opções de Pagamento à Vista ou Pagamento por Floor Plan.
A forma de pagamento é em 4 vezes sendo que a liquidação antecipada do financiamento reduz os encargos financeiros que pode ser efetuada após a venda da moto adquirida.
Para liquidação existe o acesso ao Portal do Banco Yamaha (https://portal.bancoyamaha.com.br) , onde pode-se emitir os boletos para pagamentos.
Os encargos são pagos juntamente com os Boletos emitidos podendo ser liquidados na Rede Bancária normal.
CONCILIAÇÃO BANCÁRIA
Todos os lançamentos bancários gerados e verificados diariamente no Extrato de Conta Corrente devem ser lançados no Programa Apollo para Conciliação e Contabilização Bancária.
A maioria dos eventos de entrada e saída são provenientes de operações financeiras geradas naturalmente pela empresa em suas atividades de Vendas de Veículos, Peças e Acessórios e Serviços, que são baixadas e contabilizadas através de transações específicas de Contas a Receber, Adiantamentos e Conta a Pagar, porém existem lançamentos que são gerados pelo Banco como Encargos Financeiros, Tarifas e Depósitos não identificados e data correta da compensação dos cheques emitidos que deve ser espelhado no Sistema Apollo.
A maioria dos lançamentos pode ser efetuada através da operação Financeiro/Caixa e Bancos/lançamento Banco.
Onde são solicitados Departamento, Transação, Grupo, Origem, Histórico, Data do lançamento, Data Contábil e valor do lançamento.
Ao final de todos os lançamentos efetuados deve-se acessar a operação Financeiro/Caixa e Bancos/Extrato Bancário e selecionar o Banco e período desejado para que sejam confrontados com os lançamentos corretos e verificação dos Saldos.
PRINCIPAIS DIFICULDADES ENCONTRADAS NO DEPARTAMENTO FINANCEIRO
• Notas Fiscais que são recebidas somente no dia do pagamento, impedindo um planejamento eficaz de Contas a Pagar e Fluxo de Caixa, além de gerar diversos processos operacionais de última hora.
• Notas Fiscais não recebidas em tempo até o seu vencimento, forçando ligações aos Fornecedores para que os títulos sejam prorrogados.
• Notas Fiscais sem Boleto ou sem indicação de crédito em conta, que geram ligações desnecessárias aos fornecedores ou emissão de cheques para sua quitação.
• Notas fiscais não negociadas corretamente junto aos fornecedores no momento da compra, pois muitos fornecedores não colocam os prazos nas notas o que nos força a cumprir os prazos de 28 dias da emissão, porem os fornecedores alegam que não foi esse o combinado, ligando-nos para agilizar o pagamento.
• Recebimento de vendas com cartões onde os vencimentos não coincidem com as datas de recebimento dos valores, ou Notas fiscais emitidas antes ou depois da operação efetuada na Maquineta.
• Demora na entrada de Veículos Usados(Avaliação) causando atrasos nas baixas de adiantamentos;