DEPARTAMENTO FINANCEIRO
O Departamento Financeiro de Moji Mirim centraliza todas as operações do Grupo, que compõe o controle financeiro das entradas e saídas de numerário através de controles internos das Contas a Receber, Contas a Pagar, Acompanhamento de propostas, Conciliação de Contas Correntes e Tesouraria.
Processos executados e controlados pelo Departamento Financeiro:
*ADIANTAMENTOS
Os adiantamentos são realizados para antecipar os recebimentos de crédito de clientes ou os pagamentos a fornecedores, existem dois tipos de adiantamentos.
-ADIANTAMENTO DE CLIENTES – CRÉDITOS
Acessar Programa Apollo>financeiro>lançamentos>adiantamentos
É necessário ter o cadastro do cliente para que seja efetuado o adiantamento, como esta sendo feito um crédito em conta corrente deve-se usar a opção de recebimento.
O adiantamento de cliente é realizado quando o veículo ainda não esta em nosso estoque e o cliente deseja antecipar parte do seu pagamento, então ele credita um valor em nossa conta corrente e como ainda não existe faturamento lançamos em adiantamento a cliente. Os prazos para baixa destes adiantamentos são condicionados a forma de pagamento elaborada na Proposta. Exemplo: Leasing (até a aprovação de crédito), Cheques pré-datados (compensação), Venda condicionada.
Existe outro caso de adiantamento a cliente, quando o veículo é vendido a um revendedor e o mesmo efetua o pagamento, mas no caso de revendedor o prazo de faturamento é de 60 dias, então o pagamento é lançado em forma de adiantamento de cliente sempre colocando a placa do veículo, nesses casos o adiantamento é lançado no nome do revendedor e nem sempre o veículo vai faturado no mesmo nome.
Também efetuamos o lançamento em adiantamento a clientes quando são recebidos créditos em conta corrente e não são identificados de imediato. Sua baixa é condicionada a localização do cliente junto às contas a Receber.
-BAIXA DE ADIANTAMENTO A CLIENTES
Acessar Programa Apollo>financeiro>lançamentos>adiantamentos
Procurar pelo nome do cliente, selecionar a aba de pagamentos>incluir, verificar se o valor a ser pago é igual o valor faturado, selecionar o titulo a ser baixado.
-ADIANTAMENTO A FORNECEDOR – DÉBITOS
Acessar Programa Apollo>financeiro>lançamentos>adiantamentos
O adiantamento a fornecedor é realizado quando o fornecedor exige o pagamento antecipado para poder faturar e liberar a mercadoria posteriormente.
Nesses casos a pessoa que solicitou o adiantamento fica responsável pela entrega na NF do fornecedor, pois esse valor só poderá ser baixado quando a NF estiver lançada em nosso sistema.
São alguns exemplos de adiantamento a Fornecedor: Pagamento antecipado de entrada ou sinal para aquisição de produtos ou serviços, Inscrição antecipada de Cursos e Treinamentos, Quitação de veículos usados até seu faturamento final, Boletos de Frotistas (Venda Direta).
-BAIXA ADIANTAMENTOA FORNECEDOR
Acessar Programa Apollo>financeiro>lançamentos>adiantamentos
O adiantamento será localizado pelo nome do fornecedor, e será baixado no caixa através de:
Programa Apollo>financeiro>lançamentos>adiantamentos
No ato da baixa a opção de pagamento será através de caixa e na seqüência a NF do fornecedor deverá ser baixada, nesse lançamento ira ocorrer no caixa o débito e o crédito.
-RELATÓRIOS PARA ACOMPANHAMENTO DOS ADIANTAMENTOS
Acessar Programa Apollo>Relatórios Apollo>financeiro>Relatório de títulos
Colocar o período desejado e selecionar a opção adiantamentos.
Selecionar o tipo de título:
– Adiant. A Pagar;
– Adiant. A Receber;
Selecionar a situação: “VENCIDAS”;
Clicar no Botão Imprimir.
Nesse relatório estão todos os valores de adiantamentos que estão pendentes, isso serve para acompanhar se existe algum fornecedor que ainda não enviou a NF do valor que lhe foi adiantado, e também para saber quanto temos de crédito de clientes e revendedores que estão aguardando o faturamento de seus veículos.
O relatório serve também para acompanhar as vendas dos revendedores, pois as propostas dos veículos que estão pendentes sem faturamento podem ser conferidas com o adiantamento do cliente.
*PROPOSTAS
As propostas são necessárias para acompanhar a vendas que foram realizadas e também para conferir e anexar nos faturamentos de veículos.
Acessar Programa Apollo>Veículos>Consulta/relatórios>Consultar propostas
No caso de consulta de faturamento de veículos as propostas devem ser consultadas por data, nesse caso todas as propostas da data desejada serão impressas as de veículos faturados e dos veículos a serem faturados.
Podemos consulta também pelo nome do cliente.
A proposta é o espelho da negociação que foi efetuada com o cliente, portando ela deve sempre estar correta e conforme com o combinado no ato da venda do veículo, a proposta deve ser assinada pelo vendedor, cliente e gerente de vendas para que todos estejam de acordo com a negociação efetivada, no caso de mudança da forma de pagamento, conseqüentemente as propostas devem ser alteradas, para que sempre fique claro para quem a esteja visualizando.
Antes do faturamento do veículo, a proposta deve ser verificada para que não ocorra erro durante o acompanhamento do departamento financeiro.
Liberação do Veículo
No ato da liberação do veículo, os gerentes de vendas devem efetuar a confirmação junto ao Departamento Financeiro por Skype ou uma forma segura de registro para que sejam verificadas situações de possíveis irregularidades durante o recebimento dos valores da proposta, cheques devolvidos ou TED recusado, etc.