Instruções.
Contas à Receber
• Gerar relatório dos títulos vencidos de um determinado período, ex: 01/06/09 a 30/06/09 (Relatório/Financeiro/Relatório títulos)
• Verificar no relatório se o tipo de cobrança/banco emitido está correto (Bradesco, Carteira, Seguradora,etc)
• Títulos em banco vencidos após 03 dias bloquear o cadastro (situação crédito/ Crédito Suspenso – conceito/Faturamento suspenso) cadastro ficará em vermelho (não conseguirá abrir a ordem de serviço nem emitir Nota Fiscal).
• Após 05 dias vencido enviar carta de cobrança (CRM-Cadastro p/Mala Direta/atualizar a data da carta – CRM-Selação de clientes/Selecionar as duplicatas – Relatórios-CRM-Mala Direta) verificar se endereço de correspondência está correto, se não estiver, passar para o funcionário que fez o cadastro acertar.
• Clientes Hito ligar, enviar para Serasa/Cartório mediante autorização do gerente ou diretoria.
• Demais, imprimir as cartas em 02 vias, uma para o cliente e uma para o controle do recebimento.
• Caso o cliente não pague e nem dê retorno ligar para ele.
• Títulos após 15 dias vencido enviar para o Serasa.
• Não pagando, nem passando uma posição de quando pagará o título enviar para Cartório.
• Não pagando em cartório enviar o protesto do título para Advogado da empresa.
A geração das Contas a Receber ocorre através do faturamento e emissão de notas fiscais de veículos novos e usados, peças e serviços e seu recebimento está condicionado à forma de pagamento autorizada pelos procedimentos de caixa ou negociação efetuada:
– Cheques ou Dinheiro recebidos por Caixa nas revendas: São enviadas para o Departamento Financeiro pelos operadores de Caixa de cada revenda, juntamente com o relatório LIVRO CAIXA/MOVIMENTAÇÃO DO CAIXA para conferência.
– Cheques ou Dinheiro recebidos com as propostas: Após a conferência das propostas os cheques deverão ser registrados no Programa Apollo através da operação no programa Apollo>Financeiro>lançamentos>Cheques.
Após a conferência dos caixas e propostas, os valores são depositados em Banco ou pré-agendados para a data de vencimento, nos casos de cheques pré-datados.
No Programa Apollo estes valores devem ser baixados das seguintes formas:
Para valores recebidos em dinheiro:
Financeiro>lançamentos>Títulos a Receber
Para valores recebidos em cheque:
Financeiro>lançamentos>Cheques.
Outras formas de Pagamento:
Para valores recebidos por Boletos:
Nesta condição de pagamento existe o processo de cobrança que deve seguir os seguintes procedimentos
-Remessa ao Banco para registro: Todos os títulos cuja emissão de boletos deve ser registrada junto ao Banco para que possamos efetuar o controle geral no que diz respeito a instruções de protesto, alteração de data de vencimento, baixa automática dos títulos, etc.
Procedimentos para Remessa ao Banco:
Periodicidade: Esta tarefa não necessita ser efetuada diariamente, pode ser efetuada a cada 5 dias;
– Acessar Programa Apollo>Financeiro>Bancos
– Alterar o número da Remessa: Este procedimento deve respeitar uma seqüência cronológica que não seja coincidente com o número de remessa de outras empresas, se existirem coincidência de número as remessas podem ser rejeitadas.
– Acessar Programa Apollo>Financeiro>Integração Bancária>Manutenção Remessa
– Selecionar Banco Bradesco, Período de emissão, dias para protesto (5), Revenda.
– Gerar remessa, anotar número de remessa e imprimir relatório.
– Acessar Site Bradesco>Transf.Arquivo WEBTA, opção Remessa, Incluir.
– Selecionar diretório>Localizar Arquivo> enviar.
– Opção, Protocolo Remessa, Imprimir.
Procedimentos para Retorno do Banco:
Periodicidade: Esta tarefa deve ser efetuada diariamente.
– Acessar Site do Bradesco>Transf.Arquivo WEBTA> Retorno>
– Selecionar Cobrança, Arquivo, Receber.
– Programa Apollo>Financeiro>Integração Bancária> Receber Retorno;
– Selecionar Banco>Efetuar na Revenda do Título>Arquivo a ser importado> Grupo (1) e transação (1) >data da Baixa> imprimir relatório.
Para valores recebidos por Cartão de Crédito:
Para esta condição de pagamento temos as seguintes bandeiras:
– Visa – www.visanet.com.br – Aluguel da Maquineta R$ 84,00, taxas de administração dependem da modalidade de pagamento, Débito, Crédito, Parcelado.
– Redecard – www.redecard.com.br – Aluguel da Maquineta R$ 47,65, taxas de administração dependem da modalidade de pagamento, Débito, Crédito, Parcelado.
– American Express – www.americanexpress.com.br – Aluguel da Maquineta R$ 29,00, taxas de administração dependem da modalidade de pagamento – Crédito e parcelado.
– Hipercard – www.hipercard.com.br – Aluguel da Maquineta R$ 64,90, taxas de administração dependem da modalidade de pagamento – Crédito e parcelado.
Os operadores de Caixa deverão gerar as parcelas de acordo com os pagamentos para que coincidam os vencimentos dos créditos em conta corrente pelas administradoras da seguinte forma:
VISA DÉBITO – máximo 2 DIAS da venda
VISA CRÉDITO – 31 DIAS da venda
REDECARD – DÉBITO –máximo 2 DIAS da venda
REDECARD – CRÉDITO – 31 DIAS da venda
AMEX – 31 DIAS DA VENDA
HIPERCARD – 31 DIAS DA VENDA
Os operadores de caixa deverão apor o número da Nota Fiscal de origem da venda nos canhotos (2° via) dos cartões e enviá-las ao Departamento Financeiro para que os valores sejam baixados na data do crédito por parte das Administradoras de Cartões.
Estes canhotos deverão ser separados e arquivados da seguinte forma:
• Por Administradora;
• Por estabelecimento;
• Por data de venda;
Procedimento de Baixa dos Cartões:
Todos os créditos da operadora REDECARD são creditados na conta corrente do Banco Itaú S/A.
Todos os créditos da operadora VISANET são creditados na conta corrente do Banco Bradesco S/A.
Todos os créditos da operadora AMERICAN EXPRESS são creditados na conta corrente do Banco Bradesco S/A com o histórico BANKPAR.
Todos os créditos da operadora HIPERCARD são creditados na conta corrente do Banco Bradesco S/A.
As baixas de cartões de crédito deverão ser efetuadas na Própria Revenda de origem:
As baixas de cartões de crédito são efetuadas diariamente respeitando as particularidades de cada administradora:
– De posse dos extratos de contas correntes com os lançamentos de crédito grafados, deve-se acessar o site da administradora;
– O acesso ao site da Administradora fornecerá dados importantes no evento da baixa como data da venda, valor da parcela, valor de desconto e valor total a ser creditado em conta corrente que deverá coincidir com os valores do extrato;
– Os canhotos das administradoras deverão ser localizados por data de venda e as informações como número da Nota Fiscal deverão ser mencionadas no extrato para facilitar à baixa.
– Os canhotos das administradoras que forem baixados totalmente deverão ser arquivados junto ao extrato da última parcela, como existe o parcelamento de vendas os canhotos deverão permanecer arquivados até sua baixa total;
– Nos canhotos de vendas parceladas deverá constar a data da baixa e valor para controle de que todas as baixas foram efetivadas;
No programa Apollo existe dois modos de baixa:
– Programa Apollo>Financeiro>Lançamentos>Cartão de Crédito : para baixas individuais;
– Programa Apollo>Financeiro>Lançamentos>Baixa de Títulos por Data: para baixas coletivas;
Para melhor controle dos valores de vendas com cartão os seguintes bancos foram Criados:
4 – VISA – CRÉDITO;
5 – VISA – DÉBITO;
15 – MASTER – DÉBITO
16 – MASTER – CRÉDITO
17 – AMEX
31 – HIPERCARD
No evento da baixa após a localização dos títulos a serem baixados os seguintes itens serão solicitados:
– Tipo de Cobrança – Cobrança Simples;
– Grupo – RECEBIMENTO;
– Transação – ENTRADA;
– Data de Pagamento – Deverá ser a data do crédito em conta corrente;
– Data Contábil – Deverá ser a data do crédito em conta corrente;
Verificar se a baixa realmente pertence ao banco da administradora de cartão, pois pode acontecer de as operadoras de caixa, terem indicado a condição de pagamento indevida.
Após as baixas de todos os cartões os valores deverão ser transferidos para os respectivos bancos de origem, Bradesco e Itaú.
O valor a ser transferido do Banco CARTÃO deverá ser idêntico ao valor crédito na conta corrente existente no Extrato e esta transferência deverá ocorrer da seguinte forma:
– Financeiro>Caixa e Bancos>Transferência de Saldo de Banco;
Saída
Banco – Banco do Cartão
Origem – 54 – Cartão de Crédito
Grupo – 2 – PAGAMENTO
Transação – 2 – SAÍDA
Entrada
Banco – Banco do Extrato
Origem – 54 – Cartão de Crédito
Grupo – 1 – RECEBIMENTO
Transação – 1 ENTRADA
Data Emissão = Data do crédito no extrato
Data Contábil = Data do crédito no extrato
Departamento = 1 Ofinica
Histórico = Transferência de Banco “CARTÃO” para Banco” CRÉDITO”.
Valor a transferir = Valor do lançamento no Extrato.
Após estes procedimentos os valores de crédito deverão ser confrontados através do Extrato Bancário com o Valor Baixado para determinar os valores de Tarifas.
A diferença entre os valores baixados e os valores creditados em conta corrente deverão ser lançados no Programa Apollo da seguinte forma:
Programa Apollo>Financeiro>Caixa e Bancos>Lançamento Banco;
Departamento – 1 – Oficina
Origem – 64 – DESPESAS BANCÁRIAS
Transação – 2 – SAÍDAS
Grupo – 2 – PAGAMENTO
Data do Lançamento – Data do lançamento no extrato
Data da Compensação – Data do lançamento no extrato
Opção – Pagar
Histórico: Despesas cartão “ADMINISTRADORA”.
Valor: Valor da Despesa
Após todos os lançamentos deverá ser verificado nos extratos bancários dos Bancos “CARTÕES” se os valores a débito e crédito são idênticos no período das baixas.
Contas à Receber
• Gerar relatório dos títulos vencidos de um determinado período, ex: 01/06/09 a 30/06/09 (Relatório/Financeiro/Relatório títulos)
• Verificar no relatório se o tipo de cobrança/banco emitido está correto (Bradesco, Carteira, Seguradora,etc)
• Títulos em banco vencidos após 03 dias bloquear o cadastro (situação crédito/ Crédito Suspenso – conceito/Faturamento suspenso) cadastro ficará em vermelho (não conseguirá abrir a ordem de serviço nem emitir Nota Fiscal).
• Após 05 dias vencido enviar carta de cobrança (CRM-Cadastro p/Mala Direta/atualizar a data da carta – CRM-Selação de clientes/Selecionar as duplicatas – Relatórios-CRM-Mala Direta) verificar se endereço de correspondência está correto, se não estiver, passar para o funcionário que fez o cadastro acertar.
• Clientes Hito ligar, enviar para Serasa/Cartório mediante autorização do gerente ou diretoria.
• Demais, imprimir as cartas em 02 vias, uma para o cliente e uma para o controle do recebimento.
• Caso o cliente não pague e nem dê retorno ligar para ele.
• Títulos após 15 dias vencido enviar para o Serasa.
• Não pagando, nem passando uma posição de quando pagará o título enviar para Cartório.
• Não pagando em cartório enviar o protesto do título para Advogado da empresa.
A geração das Contas a Receber ocorre através do faturamento e emissão de notas fiscais de veículos novos e usados, peças e serviços e seu recebimento está condicionado à forma de pagamento autorizada pelos procedimentos de caixa ou negociação efetuada:
– Cheques ou Dinheiro recebidos por Caixa nas revendas: São enviadas para o Departamento Financeiro pelos operadores de Caixa de cada revenda, juntamente com o relatório LIVRO CAIXA/MOVIMENTAÇÃO DO CAIXA para conferência.
– Cheques ou Dinheiro recebidos com as propostas: Após a conferência das propostas os cheques deverão ser registrados no Programa Apollo através da operação no programa Apollo>Financeiro>lançamentos>Cheques.
Após a conferência dos caixas e propostas, os valores são depositados em Banco ou pré-agendados para a data de vencimento, nos casos de cheques pré-datados.
No Programa Apollo estes valores devem ser baixados das seguintes formas:
Para valores recebidos em dinheiro:
Financeiro>lançamentos>Títulos a Receber
Para valores recebidos em cheque:
Financeiro>lançamentos>Cheques.
Outras formas de Pagamento:
Para valores recebidos por Boletos:
Nesta condição de pagamento existe o processo de cobrança que deve seguir os seguintes procedimentos
-Remessa ao Banco para registro: Todos os títulos cuja emissão de boletos deve ser registrada junto ao Banco para que possamos efetuar o controle geral no que diz respeito a instruções de protesto, alteração de data de vencimento, baixa automática dos títulos, etc.
Procedimentos para Remessa ao Banco:
Periodicidade: Esta tarefa não necessita ser efetuada diariamente, pode ser efetuada a cada 5 dias;
– Acessar Programa Apollo>Financeiro>Bancos
– Alterar o número da Remessa: Este procedimento deve respeitar uma seqüência cronológica que não seja coincidente com o número de remessa de outras empresas, se existirem coincidência de número as remessas podem ser rejeitadas.
– Acessar Programa Apollo>Financeiro>Integração Bancária>Manutenção Remessa
– Selecionar Banco Bradesco, Período de emissão, dias para protesto (5), Revenda.
– Gerar remessa, anotar número de remessa e imprimir relatório.
– Acessar Site Bradesco>Transf.Arquivo WEBTA, opção Remessa, Incluir.
– Selecionar diretório>Localizar Arquivo> enviar.
– Opção, Protocolo Remessa, Imprimir.
Procedimentos para Retorno do Banco:
Periodicidade: Esta tarefa deve ser efetuada diariamente.
– Acessar Site do Bradesco>Transf.Arquivo WEBTA> Retorno>
– Selecionar Cobrança, Arquivo, Receber.
– Programa Apollo>Financeiro>Integração Bancária> Receber Retorno;
– Selecionar Banco>Efetuar na Revenda do Título>Arquivo a ser importado> Grupo (1) e transação (1) >data da Baixa> imprimir relatório.
Para valores recebidos por Cartão de Crédito:
Para esta condição de pagamento temos as seguintes bandeiras:
– Visa – www.visanet.com.br – Aluguel da Maquineta R$ 84,00, taxas de administração dependem da modalidade de pagamento, Débito, Crédito, Parcelado.
– Redecard – www.redecard.com.br – Aluguel da Maquineta R$ 47,65, taxas de administração dependem da modalidade de pagamento, Débito, Crédito, Parcelado.
– American Express – www.americanexpress.com.br – Aluguel da Maquineta R$ 29,00, taxas de administração dependem da modalidade de pagamento – Crédito e parcelado.
– Hipercard – www.hipercard.com.br – Aluguel da Maquineta R$ 64,90, taxas de administração dependem da modalidade de pagamento – Crédito e parcelado.
Os operadores de Caixa deverão gerar as parcelas de acordo com os pagamentos para que coincidam os vencimentos dos créditos em conta corrente pelas administradoras da seguinte forma:
VISA DÉBITO – máximo 2 DIAS da venda
VISA CRÉDITO – 31 DIAS da venda
REDECARD – DÉBITO –máximo 2 DIAS da venda
REDECARD – CRÉDITO – 31 DIAS da venda
AMEX – 31 DIAS DA VENDA
HIPERCARD – 31 DIAS DA VENDA
Os operadores de caixa deverão apor o número da Nota Fiscal de origem da venda nos canhotos (2° via) dos cartões e enviá-las ao Departamento Financeiro para que os valores sejam baixados na data do crédito por parte das Administradoras de Cartões.
Estes canhotos deverão ser separados e arquivados da seguinte forma:
• Por Administradora;
• Por estabelecimento;
• Por data de venda;
Procedimento de Baixa dos Cartões:
Todos os créditos da operadora REDECARD são creditados na conta corrente do Banco Itaú S/A.
Todos os créditos da operadora VISANET são creditados na conta corrente do Banco Bradesco S/A.
Todos os créditos da operadora AMERICAN EXPRESS são creditados na conta corrente do Banco Bradesco S/A com o histórico BANKPAR.
Todos os créditos da operadora HIPERCARD são creditados na conta corrente do Banco Bradesco S/A.
As baixas de cartões de crédito deverão ser efetuadas na Própria Revenda de origem:
As baixas de cartões de crédito são efetuadas diariamente respeitando as particularidades de cada administradora:
– De posse dos extratos de contas correntes com os lançamentos de crédito grafados, deve-se acessar o site da administradora;
– O acesso ao site da Administradora fornecerá dados importantes no evento da baixa como data da venda, valor da parcela, valor de desconto e valor total a ser creditado em conta corrente que deverá coincidir com os valores do extrato;
– Os canhotos das administradoras deverão ser localizados por data de venda e as informações como número da Nota Fiscal deverão ser mencionadas no extrato para facilitar à baixa.
– Os canhotos das administradoras que forem baixados totalmente deverão ser arquivados junto ao extrato da última parcela, como existe o parcelamento de vendas os canhotos deverão permanecer arquivados até sua baixa total;
– Nos canhotos de vendas parceladas deverá constar a data da baixa e valor para controle de que todas as baixas foram efetivadas;
No programa Apollo existe dois modos de baixa:
– Programa Apollo>Financeiro>Lançamentos>Cartão de Crédito : para baixas individuais;
– Programa Apollo>Financeiro>Lançamentos>Baixa de Títulos por Data: para baixas coletivas;
Para melhor controle dos valores de vendas com cartão os seguintes bancos foram Criados:
4 – VISA – CRÉDITO;
5 – VISA – DÉBITO;
15 – MASTER – DÉBITO
16 – MASTER – CRÉDITO
17 – AMEX
31 – HIPERCARD
No evento da baixa após a localização dos títulos a serem baixados os seguintes itens serão solicitados:
– Tipo de Cobrança – Cobrança Simples;
– Grupo – RECEBIMENTO;
– Transação – ENTRADA;
– Data de Pagamento – Deverá ser a data do crédito em conta corrente;
– Data Contábil – Deverá ser a data do crédito em conta corrente;
Verificar se a baixa realmente pertence ao banco da administradora de cartão, pois pode acontecer de as operadoras de caixa, terem indicado a condição de pagamento indevida.
Após as baixas de todos os cartões os valores deverão ser transferidos para os respectivos bancos de origem, Bradesco e Itaú.
O valor a ser transferido do Banco CARTÃO deverá ser idêntico ao valor crédito na conta corrente existente no Extrato e esta transferência deverá ocorrer da seguinte forma:
– Financeiro>Caixa e Bancos>Transferência de Saldo de Banco;
Saída
Banco – Banco do Cartão
Origem – 54 – Cartão de Crédito
Grupo – 2 – PAGAMENTO
Transação – 2 – SAÍDA
Entrada
Banco – Banco do Extrato
Origem – 54 – Cartão de Crédito
Grupo – 1 – RECEBIMENTO
Transação – 1 ENTRADA
Data Emissão = Data do crédito no extrato
Data Contábil = Data do crédito no extrato
Departamento = 1 Ofinica
Histórico = Transferência de Banco “CARTÃO” para Banco” CRÉDITO”.
Valor a transferir = Valor do lançamento no Extrato.
Após estes procedimentos os valores de crédito deverão ser confrontados através do Extrato Bancário com o Valor Baixado para determinar os valores de Tarifas.
A diferença entre os valores baixados e os valores creditados em conta corrente deverão ser lançados no Programa Apollo da seguinte forma:
Programa Apollo>Financeiro>Caixa e Bancos>Lançamento Banco;
Departamento – 1 – Oficina
Origem – 64 – DESPESAS BANCÁRIAS
Transação – 2 – SAÍDAS
Grupo – 2 – PAGAMENTO
Data do Lançamento – Data do lançamento no extrato
Data da Compensação – Data do lançamento no extrato
Opção – Pagar
Histórico: Despesas cartão “ADMINISTRADORA”.
Valor: Valor da Despesa
Após todos os lançamentos deverá ser verificado nos extratos bancários dos Bancos “CARTÕES” se os valores a débito e crédito são idênticos no período das baixas.