Procedimentos KODYVE

Números das áreas:

01 – Diretoria

02 – Serviços

03 – Peças

04 – Funilaria e Pintura

05 – Administrativo

8- Documentos Anexos

Folha de Ciência

Notificação de Não-Conformidade e Solicitação de Ação Corretiva

Responsável por essa IO:

O Gerente de Pós Vendas é o responsável por esta Instrução Operacional

Detalhamento do Procedimento:

1. No intuito de padronizarmos nossas empresas do grupo, e colocarmos em pratica a partir de 2009 os custos relativos por departamento, estamos inserindo alguns procedimentos referentes a serviços realizados por fornecedores / parceiros;

Serviços:

1. Não é permitido realizar serviço com fornecedor / parceiro que não forneça nota fiscal;

2. O pagamento referente a nota fiscal emitida pelo fornecedor / parceiro deverá conter o numero da conta bancaria (Banco Bradesco) para ser realizado deposito em conta corrente ou o mesmo deverá fornecer boleto bancário, não serão mais aceitas notas fiscais de  fornecedores / parceiros com condições de pagamento a vista ou com cheques;

3. O prazo mínimo para o faturamento deverá ser de 28 dias;

4. A nota fiscal emitida pelo fornecedor / parceiro deverá ser discriminada por departamento, não podendo ser emitida com débitos de vários departamentos em uma única nota fiscal;

5. A concessionária / distribuidor deverá enviar as notas fiscais para o setor contábil e solicitar que o departamento assine o comprovante de recebimento das notas fiscais.

6. Cada setor de cada empresa deverá levar a nota fiscal de fornecedor / parceiro até a operadora de caixa, na qual será responsável pelo contato e envio das notas fiscais a contabilidade.

7. O processo de recebimento e envio de nota fiscal deverá fluir normalmente, ou seja, quando um departamento recebe a nota fiscal de nosso fornecedor / parceiro, o gerente responsável deverá assinar a nota fiscal e encaminhar a nota fiscal até a operadora de caixa, a mesma deverá inserir esta nota na planilha de envio de notas fiscal e solicitar assinatura do departamento contábil na planilha.

8. O departamento contábil não pagará nenhum fornecedor através do boleto, há necessidade da nota fiscal;

9. Notas fiscais não devem ficar “engavetadas”.

10. Nota fiscal emitida pelo fornecedor / parceiro sem requisição de autorização de serviços ou compra não será aceita no departamento contábil;

11. A requisição de autorização de serviços ou compra deverá ser preenchida pelo controlador da oficina ou responsável e deverá conter:

• Descriminação detalhada do serviço a ser realizado ou do item a ser comprado;

• Numero da ordem de serviço;

• Placa do veiculo;

• Departamento solicitante;

• Preço do serviço a ser realizado;

12. Nota fiscal de fornecedor / parceiro que realiza vários serviços durante o mês, deverá ter anexada todas as requisições.

13. O valor percentual a ser adicionado ao serviço realizado por fornecedor / parceiro é de 80% (oitenta por cento);

14. Serviço realizado por fornecedor / parceiro deverá ser registrado no apontamento das tarefas como serviço de terceiro, descriminando o serviço realizado na ordem de serviço;

15. Não praticar desconto em serviço realizado por fornecedor / parceiro (salvo autorização gerencial);

16. Nota fiscal emitida em serviço realizado por fornecedor / parceiro não deve sair com descriminação de mão de obra, e sim o que foi realizado. Ex: retifica de discos, reparo bomba injetora, retifica de cabeçote e outros…

17. Nota fiscal emitida pelo distribuidor com serviço realizado por fornecedor / parceiro não deve sair com descriminação de serviço de terceiro, e sim o que foi realizado. Ex: retifica de discos, reparo bomba injetora, retifica de cabeçote e outros…

18. Nota fiscal emitida para o departamento de novos / semi novos deverá ter assinatura do gerente de novos / gerente de semi novos em seus respectivos canhotos, caracterizados como clientes externos;

19. Nota fiscal referente a refeição para hora extra ou serviço adicional, deverá ter descriminado na requisição o nome do colaborador e o motivo pelo qual utilizou-se deste beneficio;

20. O valor de refeição para hora extra ou serviço adicional fica estabelecido até R$6,00 (seis reais) por colaborador, desde que o termino de hora extra (segunda a sexta ) seja até as 21 horas e nos sábados após as 13 horas.

21. O gerente de cada departamento deverá definir o tipo da refeição.

22. As notas fiscais emitidas pelos fornecedores / parceiros devem conter o carimbo padrão e a assinatura do gerente do departamento;

23. As informações contidas no carimbo devem ser preenchidas de forma correta, pois será lançado no custo operacional de cada departamento;

24. Anexo modelo de carimbo.

LANÇAR DESPESAS P/:     MATERIAL CONSUMO   SERVIÇO FEITO FORA (3)   CORTESIA DEPTO.   COMBUSTIVEL   MANUTENÇÃO PREDIAL FERRAMENTAL   TREINAMENTO   LAVAGEM EXTERNA   PROPAGANDA   LAVAGEM INTERNA   OUTROS: Ordem de Serviço: DATA:_____/_______/______GERENTE SERVIÇOS
25. Notas fiscais com maiores problemas:
• Serviços de guinchos;
• Combustível;
• Refeições;
• Supermercados;
• Veículos semi novos;
21. Os fornecedores / parceiros deverão ser cadastrados e ter seus contratos jurídicos assinados antes do inicio da prestação de serviço;
Peças:
1. Não é permitido realizar serviço com fornecedor / parceiro que não forneça nota fiscal;
2. O pagamento referente a nota fiscal emitida pelo fornecedor / parceiro deverá conter o numero da conta bancaria (Banco Bradesco) para ser realizado deposito em conta corrente ou o mesmo deverá fornecer boleto bancário, não serão mais aceitas notas fiscais de  fornecedores / parceiros com condições de pagamento a vista ou com cheques;
3. O prazo mínimo para o faturamento deverá ser de 28 dias;
4. A nota fiscal emitida pelo fornecedor / parceiro deverá ser discriminada por departamento, não podendo ser emitida com débitos de vários departamentos em uma única nota fiscal;
5. Nota fiscal emitida pelo fornecedor / parceiro sem requisição de autorização de serviços ou compra não será aceita no departamento contábil;
6. A requisição de autorização de compra  deverá ser preenchida pelo responsável do departamento de peças e deverá conter:
a. Descriminação detalhada da peça a ser comprada;
b. Motivo pelo qual foi comprada fora;
c. Placa do veiculo;
d. Departamento solicitante;
e. Preço da peça;
7. Nota fiscal de fornecedor / parceiro que realiza vários serviços durante o mês, deverá ter anexada todas as requisições;.
8. O valor percentual a ser adicionado à peça comprada no  fornecedor / parceiro é de no mínimo 50% (cinquenta por cento);
9. Não praticar desconto em peças adqueridas em fornecedor / parceiro (salvo autorização gerencial);
10. Nota fiscal emitida para o departamento de novos / semi novos deverá ter assinatura do gerente de vendas / semi novo em seu respectivo canhoto, caracterizados como clientes externos;
11. Nota fiscal referente a refeição para hora extra ou serviço adicional, deverá ter descriminado na requisição o nome do colaborador e o motivo pelo qual utilizou-se deste beneficio;
12. O valor de refeição para hora extra ou serviço adicional fica estabelecido até R$6,00 (seis reais) por colaborador, desde que o termino de hora extra (segunda a sexta ) seja até as 21 horas e nos sábados após as 13 horas.
13. O gerente de cada departamento deverá definir o tipo do refeição.
14. As notas fiscais emitidas pelos fornecedores / parceiros devem conter o carimbo padrão e a assinatura do gerente do departamento;
15. As informações contidas no carimbo devem ser preenchidas de forma correta, pois será lançado no custo operacional de cada departamento;
16. Anexo modelo de carimbo.
DEPTO. PEÇAS     ENTRADA DE PEÇAS   SAIDA DE PEÇAS     LANÇAR DESPESA DEPTO P/:   MANUTENÇÃO PREDIAL CORTESIA DEPTO.   TREINAMENTO   COMBUSTIVEL   PROPAGANDA   FRETE   OUTROS:   DATA:_____/_______/______
17. As informações contidas no carimbo devem ser preenchidas de forma correta, pois será lançado no custo operacional de cada departamento.
18. Nota fiscal de frete deve ser lançada no custo da peça, ou seja, quando houver necessidade de buscar uma peça urgente ou utilizar-se de serviço de moto boy ou outro tipo de transporte;
19. Notas fiscais com maiores problemas:
• Falta de assinatura do responsável por dar entrada na peça;
• Falta de assinatura do responsável de conferir a peças;
• Combustível;
• Refeição;
• Supermercado;
• Veículo semi novo;
• Fretes.
20. Os fornecedores / parceiros deverão ser cadastrados e ter seus contratos jurídicos assinados antes do inicio da prestação de serviço;
Importante
Quaisquer exceções a essa Instrução Operacional serão somente solicitadas pelos Gerentes de cada departamento e impreterivelmente aprovadas previamente pelos Diretores.
Instrução Operacional para
Cadastro e Crédito
Objetivos:
Regulamentar o procedimento cadastro e crédito, determinando a documentação, ações necessárias e matriz de responsabilidade.
Envolvimento:
Diretores Comercial, Gerente de Pós Vendas, Gerentes de Serviços, Gerentes de Peças, Assistente de serviço, Consultores Técnicos, Operadoras de Caixa e responsável pelo Cadastro e Crédito.
Responsável por essa IO:
O Gerentes de Pós Vendas é o responsável por esta Instrução Operacional
Detalhamento do Procedimento:
1. – Inclusão.
Toda inclusão de novos cadastros de pessoa física ou jurídica deverá ter anexado na ordem de serviço os seguintes documentos:
• Xérox do R.G.
• Xérox do C.P.F. / C.N.P.J.
• Xérox de comprovante de endereço;
Não há necessidade destes documentos se o cliente adquiriu o veiculo em nossa concessionária.
2. – Preenchimento cadastral
O cadastro deverá ser preenchido corretamente e completamente, ou seja, todos os campos (contato / complemento / pessoa física / outras / crédito / e etc.).
3. – Primeira venda.
Ao realizarmos a primeira prestação de serviço para nosso cliente, o pagamento somente poderá ser realizado nas seguintes condições:
• A vista (dinheiro).
• Cartão de Crédito ou Débito.
4. – Consulta S.P.C.
É necessário obter a consulta do C.P.F. / C.N.P.J. através do S.P.C. quando os serviços autorizados não ultrapassarem o crédito inicial de R$1.000,00 (hum mil reais).
Caso haja restrição de crédito, seguir procedimento de primeira venda.
Não há necessidade de consulta quando o pagamento for realizado por cartão.
5. – Consulta Serasa
É necessário obter a consulta do C.P.F. / C.N.P.J. através do Serasa quando os serviços autorizados ultrapassarem o crédito inicial de R$1.000,00 (hum mil reais).
Caso haja restrição de crédito, seguir procedimento de primeira venda.
Não há necessidade de consulta quando o pagamento for realizado por cartão.
6. – Outras vendas.
Seguir os procedimentos de preenchimento cadastral e consulta serasa.
Analisar o histórico e a ficha de seguimento de nosso cliente antes de executar os serviços.
Analisar na abertura da ordem de serviço a tonalidade do nome do cliente.
O faturamento deverá seguir os padrões estabelecidos:
• Faturamento mínimo de R$100,00 (Cem reais).
As condições de pagamento devem seguir os padrões estabelecidos:
• A vista (permiti-se o desconto de 2%)
• Boleto Bancário em até tres vezes sem desconto – entrada / 28 / 56 dias.
• Cartão de crédito em até Seis vezes (sem desconto).
• Cheques em até tres vezes sem desconto – entrada / 28 / 56 dias. (após analise de crédito)
Importante
Quaisquer exceções a essa Instrução Operacional serão somente solicitadas pelos Gerentes de cada departamento e impreterivelmente aprovadas previamente pelos Diretores.
Instrução Padrão Gerencial de
Serviços de Oficina
Objetivos:
Regulamentar o procedimento de padrão gerencial de serviços de oficina, determinando ações e matriz de responsabilidade.
Envolvimento:
Diretoria, Gerente Pós Vendas e Gerentes de Serviços de Oficina.
Responsável por essa IO:
O Gerente Pós Vendas é o responsável por esta Instrução Operacional
Detalhamento do Procedimento Diário:
É de responsabilidade de Gerentes de Serviços de Oficina executar as seguintes funções e tarefas diariamente:
1) Satisfação do cliente
Responsabiliza-se pelo Atendimento de Excelência.
Atende cliente em situação crítica, reclamantes ou aqueles que os consultores avaliem como sendo necessário o apoio do Gerente de Serviços.
Garante a qualidade dos serviços executados, evitando retrabalho e entrega no horário agendado com o cliente. A equipe de controle de qualidade deve apoiar essa função.
2) Organização
Verificar organização e limpeza geral do departamento de serviço
(uniformes, pátio de veículos, bolsões, bancadas, elevadores, montagem, ferramentaria, carrinhos dos produtivos, pátio interno e externo da oficina, sala de peças da garantia, recepção e etc…).
3) Garantia
Acompanhar diariamente se estão fazendo a descrição dos defeitos nas ordens de serviço;
Acompanhar diariamente organização dos processos de garantia e local onde se processa garantia;
4) Contato com a Montadora.
Acessar diariamente o site para se integrar dos comunicados, boletins, informativos, treinamentos, e outras informações necessárias;
Estabelece contato direto e diário com a montadora para follow-up de pendências eventuais.
5) Serviços
Identificar diariamente veículos com mais de dois dias na oficina e avalia a performance e a qualidade dos serviços terceirizados de lavagem.
Analisar o motivo;
Comunicar se com os lideres e consultores;
Analisar produtividade e eficiência;
Analisar se há necessidade de horas extras;
Auxiliar os lideres na parte técnica e organizacional;
Tomar ação corretiva;
6) Peças
Identificar diariamente veículos com peças faltantes;
Analisar o motivo;
Comunicar se com o líder, consultor e atendente de peças;
Tomar ação corretiva;
7) 12 Passos Cultura Honda
Acompanha a chegada de veículos para serviços nas primeiras horas do dia e acompanha diariamente todos os processos e passos dos 12 passos;
Reúne-se com o a equipe para avaliar os serviços agendados para o dia.
8) Valor Base;
Acompanhar diariamente o valor base junto a Ford e a gerente de peças;
9) Gerencia pós vendas
Comunicar diariamente com gerencia pós vendas de ocorrências anormais
Detalhamento do Procedimento Semanal:
É de responsabilidade de Gerentes de Serviços de Oficina executar as seguintes funções e tarefas semanalmente:
1)CRM
Acompanhar os contatos e ligações realizadas pela assistente de CRM.
2) Sistema de medidas S.T.F.
Analisar semanalmente e fazer comparativos com semanas anteriores;
Observar pontos críticos;
Tomar ações corretivas;
3) Sistema de medidas BRM- Box rápido motorcraft
Analisar semanalmente e fazer comparativos com semanas anteriores;
Observar pontos críticos;
Tomar ações corretivas;
4) Faturamento
Analisar duas vezes por semana (segunda feira e quinta feira);
Avalia o Relatório de Faturamento atualizado diariamente, para monitoramento e alimentação da prospecção.
Fazer comparativos com meses anteriores; (inclusive acessórios)
Observar pontos críticos;
Tomar ações corretivas;
5) Objetivos
Analisar semanalmente (segunda feira e quinta feira)
Responsabilizar-se pelo atingimento dos objetivos de vendas de serviços e resultado operacional de vendas.
Fazer comparativo com o prospecto e mês anterior;
Tomar ações corretivas;
6) Reuniões
6.1 Reuniões de equipes
Realizar semanalmente reuniões de equipes (vermelha, amarela, azul, controle de qualidade, e lideres )
Promove reuniões semanais com consultores técnicos e recepcionistas com foco na avaliação da qualidade de atendimento.
Comentários ocorrências da semana;
Analisar e comentar sobre objetivos;
Analisar as RC’s;
Ouvir sugestões da equipe;
Tomar ações corretivas;
6.2. Gerente de peças e Gerente de serviços
Comentários ocorrências da semana;
Analisar e comentar objetivos de vendas;
Como está a disponibilidade de peças?
Troca de informações;
Tomar ações corretivas;
7) Ordens de serviço;
Analisar semanalmente (segunda feira e quinta feira) a situação;
Monitorar as O.S. em aberto.
Observar pontos críticos e tomar ações corretivas;
8) Pedido de peças
Analisar semanalmente peças faturadas e que não foram faturadas pela montadora ;
Acompanhar agendamento de pedido de peças;
Tomar ações corretivas;
9) Produtividade e eficiência.
Avalia a produtividade e eficiencia da oficina através das observações do Líder de equipe e através dos Relatórios de Produtividade e eficiência obtidos do sistema Apollo.
10) Contato
Analisar semanalmente (segunda feira e quinta feira) os contatos pós-serviço, QCP, Ford mobility, revisões e peças pedidas;
11) Garantia
Acompanhar e analisar semanalmente ordens de serviço com flash e estouro e realizar comentário com os líderes  e tomar ações corretivas;
Acompanhar semanalmente organização do estoque de peças de garantia e dos arquivos;
Acompanhar semanalmente valores utilizados em extensões de garantia do quality care;
11) Comitê de qualidade
Acompanhar semanalmente as reuniões e soluções dadas pelo comitê de qualidade e equipe 5’S;
13) Visitas a frotistas;
Planejar, realizar e analisar semanalmente o desempenho das visitas a frotistas, guinchos, seguradoras e corretoras.
14) Gerencia pós vendas
Comunicar diariamente gerencia pós vendas de ocorrências anormais
Detalhamento do Procedimento Quinzenal:
É de responsabilidade de Gerentes de Serviços de Oficina executar as seguintes funções e tarefas quinzenalmente:
1) Arquivos
Analise quinzenal da organização;
Observar pontos críticos anormais;
Tomar ações corretivas;
2) Informativos
Atualização quinzenal teórica e pratica dos boletins de serviço e informativos técnicos;
3) Garantia
Realizar reuniões quinzenais com a equipe de garantia sobre ocorrências da semana, ouvir sugestões e tomar ações corretivas.
4) Sustenção do Serviço Total Ford
Analise quinzenal da sustentação do STF e brand service;(Anexo)
5) Títulos em atraso
Analise de títulos em atrasos de funilaria & pintura e mecânica;
Tomar ações corretivas.
6) Gerencia pós vendas
Comunicar diariamente gerencia pós vendas de ocorrências anormais
Detalhamento do Procedimento Mensal:
É de responsabilidade de Gerentes de Serviços de Oficina executar as seguintes funções e tarefas mensalmente:
1) Relatórios
1.1 Emitir relatórios para contatos de Qcp, Ford mobility e revisões;
1.2 Enviar o MKL’s até o dia 03 de cada mês;
1.3 Acompanhar o envio do sistema de medidas até o dia 03 de cada mês;
1.4 Analisar o relatório das horas do cartão de ponto dos colaboradores;
1.5 Analisar registro do apontamento nas ordens de serviço;
2) Treinamento
Programar treinamentos.
Responsabiliza-se por treinamentos técnicos oferecidos aos colaboradores na montadora.
3) Quality care / QCP
Responsabiliza-se pelos sistemas de avaliação promovidos pelas montadoras, no que se refere a qualidade de serviços e atendimento. O Coordenador de QCP deve apoiar essa função.
Analisar índices do Quality care / QCP;
Observar pontos críticos anormais;
Reunir se com coordenador QCP;
Tomar ações corretivas;
4) Títulos em atraso
Analise de títulos em atrasos de funilaria & pintura e mecânica;
Tomar ações corretivas.
5) Performance
Analisar locações quality care;
Analisar extensões de garantia;
Analisar performance da garantia;
Analisar peças estornadas;
Analisar contato com clientes no sistema Apollo.
6) P.E.F. – Posição econômica financeira.
Analisar produtividade e eficiência;
Enviar relatório à contabilidade;
Informar valores de garantia que estão em analise;
7) RC’s / RPR
Analisar e reunir se com equipes;
8) Gerencia Pós vendas
Informar a gerencia sobre qualquer pormenor que vier a ocorrer;
Promover reunião mensal com gerencia de pós vendas;
9) Férias;
Analisar a programação anual de férias;
10) Planos de ações;
Analisar plano de ação de Peças e serviços Ford;
11) Ferramental
Analisar a conferencia mensal das ferramentas dos produtivos;
12) Avaliações de desempenho;
Promove avaliações trimestrais de todos os colaboradores do departamento de serviço. O Gerente de Pós Vendas deve apoiar essa função.
Avalia e contrata novos consultores técnicos, recepcionistas e profissionais de apoio à vendas.
13) Pendencias
Analisar as pendências com os colaboradores referentes ao CPD;
Analisar as pendências com os colaboradores referentes ao setor compras ;
14) Performance serviços
Responsabiliza-se pela performance geral de serviços da concessionária, observando:
• Vendas de serviços
• Lucro Bruto
• QCP
• Custo Operacional
O Gerente de Serviços responde ao Gerente de Pós Vendas e/ou Diretoria.
Procedimento de Garantia
Anexo  procedimento de garantia
Importante
Quaisquer exceções a essa Instrução Operacional serão somente solicitadas pelos Gerentes de cada departamento e impreterivelmente aprovadas previamente pelos Diretores.
Instrução Operacional para Seleção, Contratação e Integração
Objetivos:
Regulamentar o procedimento de contratação de consultores técnicos, assistente de serviço, produtivos, atendentes de peças, controles de qualidade e oficina, operadores de garantia, operadores de caixa, faxineiros e outros setores determinando a documentação, ações necessárias e matriz de responsabilidade.
Envolvimento:
Diretor Comercial, Gerente de Pós Vendas, Gerentes de Serviços, Gerentes de Peças e Recursos Humanos.
Responsável por essa IO:
O Gerente de Pós Vendas é o responsável por esta Instrução Operacional
Detalhamento do Procedimento:
1- É de responsabilidade de Gerentes de Serviços de Oficina avaliar e contratar:
• Consultores técnicos.
• Assistente de Serviços.
• Controles de Qualidade.
• Controle de Oficina.
• Operadores de Garantia
• Produtivos.
• Faxineiros.
2- É de responsabilidade de Gerentes de Peças avaliar e contratar:
• Atendentes de peças.
• Operadores de caixa.
3- O Responsável pelo RH deve recrutar e fazer pré-seleção de curriculum vitae das funções necessárias, mantendo banco de curriculum sempre atualizado.
4- Sempre que solicitado, o Responsável pelo RH envia ao Gerente de Serviços e ao Gerente de Peças fichas de candidatos às eventuais vagas disponíveis.
5- O recrutamento pode ser tanto externo, quanto interno, devendo observar as características de perfil exigidas pelo cargo, vide abaixo.
6- As funções devem ser exercida por profissionais com experiência para tal.
Suas características mínimas de perfil exigidas são:
 2o Grau Completo.
 Habilitado para dirigir veículos,
 Boa apresentação pessoal, cordialidade e educação,
 Crédito pessoal sem restrições.
 Antecedentes criminais sem restrições.
7- As funções discriminadas abaixo exigem as seguintes características de perfil:
Consultor Técnico:
 Conhecimento técnico da função.
 Habilidade para vendas,
 Habilidade em digitação;
 Habilidade em liderança:
 Forma de expressão
 Conhecimento técnico de produtos e veículos,
 Capacidade de atendimento de excelência,
 Experiência com a marca da montadora (desejado, não exigido )
 Residência próxima ao local de trabalho (desejado, não exigido )
Produtivos:
 Conhecimento técnico da função.
 Habilidade para vendas;
 Habilidade em liderança:
 Conhecimento técnico de produtos e veículos;
 Capacidade de atendimento de excelência;
 Experiência com a marca da montadora ( desejado, não exigido )
 Residência próxima ao local de trabalho ( desejado, não exigido )
Assistente de serviço:
 Conhecimento técnico da função.
 Habilidade para vendas,
 Habilidade em digitação;
 Forma de expressão
 Capacidade de atendimento de excelência,
 Residência próxima ao local de trabalho ( desejado mas não exigido )
Controle de Qualidade
 Conhecimento técnico da função.
 Conhecimento técnico de produtos e veículos,
 Habilidade para vendas,
 Habilidade em liderança:
 Forma de expressão
 Capacidade de atendimento de excelência,
 Experiência com a marca da montadora ( desejado mas não exigido )
 Residência próxima ao local de trabalho ( desejado mas não exigido )
Controle de Oficina
 Conhecimento técnico da função.
 Conhecimento técnico de produtos e veículos,
 Habilidade em digitação;
 Habilidade em liderança:
 Forma de expressão
 Capacidade de atendimento de excelência,
 Experiência com a marca da montadora ( desejado mas não exigido )
 Residência próxima ao local de trabalho ( desejado mas não exigido )
Operadores de Garantia
 Conhecimento técnico da função.
 Habilidade em digitação;
 Habilidade em liderança:
 Forma de expressão
 Conhecimento técnico de produtos e veículos,
 Capacidade de atendimento de excelência,
 Experiência com a marca da montadora ( desejado mas não exigido )
 Residência próxima ao local de trabalho ( desejado mas não exigido )
Faxineiros
 Conhecimento técnico da função.
 Capacidade de atendimento de excelência,
 Residência próxima ao local de trabalho ( desejado mas não exigido )
Atendentes de peças
 Conhecimento técnico da função.
 Habilidade para vendas,
 Habilidade em digitação;
 Habilidade em liderança:
 Forma de expressão
 Conhecimento técnico de produtos e veículos,
 Capacidade de atendimento de excelência,
 Experiência com a marca da montadora ( desejado mas não exigido )
 Residência próxima ao local de trabalho ( desejado mas não exigido )
Operadores de Caixa
 Conhecimento técnico da função.
 Capacidade de atendimento de excelência,
 Habilidade em digitação;
 Habilidade em liderança:
 Forma de expressão
 Experiência com a marca da montadora ( desejado mas não exigido )
 Residência próxima ao local de trabalho ( desejado mas não exigido )
8- O candidato escolhido pelo Gerente de Serviços ou Gerente de peças deve ser encaminhado ao Gerente de Pós Venda e posteriormente ao Departamento de RH.
A aprovação do candidato deverá ser unânime nos três setores da entrevista para que a contratação seja efetuada. O candidato deve estar munido da Ficha de Entrevista (modelo anexo) e dos seguintes documentos pessoais para a entrevista:
• Curriculum vitae.
• Cópia: RG / CPF /Carteira de habilitação / Certificado reservista / Titulo eleitor / Conta de luz atual da residência / Conta de telefone /
• 02 Fotos recentes
• Carteira Profissional
• Se casado: Certidão de casamento
• Se tiver filhos: certidão de nascimento dos filhos
• Se os filhos forem menores de 5 anos: carteira de vacinação
• Carta de referencia do ultimo emprego.
• Cópia autenticada dos certificados de conclusão dos cursos
• Cópia do histórico escolar; Ultimo holerite
• Carta de próprio punho informando o motivo pelo qual deseja trabalhar em nossa empresa.
• Atestado de antecendente criminal
9- O prazo para inico e termino do processo de seleção do candidato deverá ser no mínimo de 21 dias.
10- O colaborador contratado deverá passar pelo processo de integração de novos funcionários com o Responsável por Treinamento e Capacitação recebendo o Manual de Procedimentos.
11- O Gerente de Serviços / Peças deve apresentar a Instrução Operacional, detalhando pessoalmente todos os procedimentos da função. Durante 60 dias, o colaborador “Padrinho” já em atuação deve acompanhar o novo contratado.
Importante
Quaisquer exceções a essa Instrução Operacional serão somente solicitadas pelos Gerentes de cada departamento e impreterivelmente aprovadas previamente pelos Diretores.
Ficha de entrevista
Objetivos:
Esta ficha tem por objetivo auxilia-lo em sua gestão gerencial, oferecendo uma experiência profissional de alto nível aos seus colaboradores, desenvolvendo-se pessoal e profissionalmente, de forma estruturada, contribuindo para o crescimento tanto da pessoa, como da organização.
Envolvimento:
Diretores Comercial, Gerentes Pós Vendas, Gerentes de Serviços e Gerentes de Peças.
Responsável por essa IO:
O Gerente Pós Vendas é o responsável por esta Instrução Operacional
Detalhamento do Procedimento:
Analisar com maior habilidade o perfil profissional do colaborador, utilizando-se de um questionário pré-elaborado.
Etapas para seleção:
Analisar os itens descritos como primordial, analisar as funções que devem ser exercida por profissionais com experiência para tal, analisar as características mínimas de perfil exigidas.
Realizar entrevista com candidatos, sendo necessário no mínimo seis candidatos por vaga e utilizar-se do questionário. Após escolha e entrevista dos candidatos (no mínimo três), solicitar que os mesmos compareçam com os documentos exigidos na I.O. de contratação, agendar entrevista com os candidatos para serem entrevistados pela gerencia de pós venda e R.H.;
Importante
Quaisquer exceções a essa Instrução Operacional serão somente solicitadas pelos Gerentes de cada departamento e impreterivelmente aprovadas previamente pelos Diretores.
Nome do Candidato:________________________________________________________
Vaga disponível:________________Idade:___________ Escolaridade:________________
Conte alguma coisa sobre você?
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Como você descreveria sua personalidade?
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Qual é o seu conhecimento técnico para esta vaga?
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Você sabe o que é 5’S?
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Qual foi o teu ultimo emprego?
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Por que você está deixando (deixou) a empresa atual?
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Qual o real motivo da sua saída?
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Por que você ainda não encontrou um novo trabalho, após tantos meses?
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Olhando para trás, como você vê sua ex-empresa?
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Quais são seus pontos fortes?
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Quais são seus pontos fracos?
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Quem era seu chefe direto?
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
O que você acha do seu ex-chefe?
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Se eu falasse com seu ex-chefe, o que ele diria sobre seus principais pontos positivos e negativos?
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Em seu último trabalho, quais foram às realizações mais importantes?
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Qual era o seu salário em teu ultimo emprego? Como era pago?
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
O que você sabe sobre nossa empresa?
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Porque você está procurando emprego nesta empresa?
_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Que qualificações você tem que o fariam ser bem sucedido aqui?
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
O que você pode fazer por nossa empresa que outro candidato não pode?
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Quais são suas limitações?
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Quanto você foi bem sucedido até aqui?
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Quanto você vale para a empresa?
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Quais são suas ambições para o futuro?
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
O que é mais importante para você no trabalho?
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Quanto tempo levaria para você fazer uma contribuição significativa à nossa empresa?
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Quanto tempo você pretende ficar conosco?
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Você não acha que suas qualificações ou experiência estejam muito acima da posição que temos a oferecer?
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Qual a tarefa mais difícil como colaborador?
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Descreva algumas tarefas em que você já trabalhou sob pressão.
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Descreva alguma situação de trabalho que o tenha irritado.___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Fale de algum objetivo que você não conseguiu atingir em seu último emprego.
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Você poderia descrever alguma situação em que seu trabalho foi criticado?
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
O que você aprendeu nos seus erros?
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Que tendências importantes você antecipa na nossa área?
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Descreva o seu ambiente ideal de trabalho.
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Como você acha que seus colegas de trabalhos o vêem?
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Com que tipo de pessoas você tem dificuldade para trabalhar?
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Quanto você acha que deveria receber para esse cargo?
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Se você pudesse começar tudo de novo o que você faria diferente em sua carreira?
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
O que mais o motiva?
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Dê dois exemplo de sua criatividade.
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Quais são suas metas em longo prazo?
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Quais as suas atividades de lazer?
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Você sabe quais benefícios à empresa pode lhe oferecer?
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
O que você acha que esperamos de você?
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Você gostaria de fazer alguma pergunta sobre nossa empresa?
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Planilha de Comissão
Objetivos:
Regulamentar as comissões, padronizando os valores entre os colaboradores do pós vendas Ford Divem.
Envolvimento:

Diretoria, Gerente de pós venda, Gerente de peças, Gerente de serviço e R.H.
Responsável por essa IO:
O Gerente de pós venda é o responsável por esta Planilha de Comissão.
Detalhamento da Planilha de Comissões:
1- Emissão da Planilha de comissão.
O Gerente da área é o responsável por emitir o relatório da planilha de comissão, definindo os valores referentes aos colaboradores do departamento, enviando posteriormente os valores finais juntamente com os relatórios ao R.H.
2- Data de envio
O Gerente da área é responsável por enviar o relatório e a planilha de comissão no dia útil seguinte ao R.H.
Nosso período comissional realiza-se entre os dias 26 ao dia 25, salvo acordo entre Diretoria, Gerente de pós venda e R.H.
3- Divulgação
É de responsabilidade de cada gerente, após o recebimento dos procedimentos, sua divulgação junto aos seus funcionários para ciência e entendimento pleno.
4- Auditoria
O Gerente de pós venda é o responsável por coordenar auditorias departamentais do cumprimento dos procedimentos implantados, sendo a área de R.H., ou outro profissional destacado pelo Gerente de pós venda, responsável por esse processo.
Os itens ou atividades executadas em desacordo com os procedimentos serão entendidos como Não-Conformidades. As Não-Conformidades gerarão necessariamente uma solicitação por escrito de ação corretiva, que será de responsabilidade do gerente em questão promovê-la.
A cada auditoria, os Diretores receberão um relatório de avaliação sobre as áreas ou departamentos auditados.
Informação Operacional
Operadora de Caixa
Objetivos:
Regulamentar o procedimento de recebimento de valores pela comercialização de serviços de oficina, peças e acessórios, determinando ações e matriz de responsabilidade.
Envolvimento:
Diretores Comercial, Gerentes Pós Vendas, Gerentes de Serviços, Gerentes de Peças, Gerente Financeiro, Gerente Contábil, Operadores (as) de Caixa, Consultores Técnicos e Assistentes de Peças, Acessórios e Serviços.
Responsável por essa IO:
O Gerente Pós Vendas é o responsável por esta Instrução Operacional
Detalhamento do Procedimento:
1- Todos os valores em espécie, cheques, cartão de crédito ou dinheiro, somente serão recebidos pelos operadores de Caixa da Concessionária Honda Kodyve. Nenhum outro funcionário está autorizado a receber quaisquer valores.
2- O fechamento de caixa deve ser realizado no final do dia, não podendo ser encerrado na manha do dia seguinte. Antes de finalizar o caixa, as operadoras de caixa deverão conferir se os valores a serem transferidos estão corretos.
3- Os Consultores Técnicos, as Assistentes de Peças, Acessórios e Serviços devem, antes de efetuar vendas, questionar o cliente sobre qual forma de pagamento ele escolherá. Deve informar a ele previamente que a empresa não aceita cheques de terceiros, que os cartões de crédito aceitos são Visa, MasterCard, Hipercard e American Express e que os cartões de débito aceitos são Máster Maestro  e Visa Electron. Caso ele opte por pagamento financiado, deverá ser informado que a venda será concretizada somente após a aprovação de crédito pela financeira parceira dos Distribuidores Ford Divem.
Recebimento de Cheques
1. Cheques somente serão aceitos mediante a apresentação dos seguintes documentos e fornecimento dos seguintes dados:
• Original da Cédula de Identidade ou da CNH.
• Números dos telefones residencial, comercial e, se possível, do celular.
• Endereço residencial.
2. Todos esses dados devem ser anotados pelo responsável pelo Caixa no verso do(s) cheque(s), o telefone residencial deve ser confirmado através de ligação enquanto o cliente ainda estiver presente.
3. Caso o cliente recuse-se ou tenha restrições ao fornecimento destas informações, deve ser informado a ele que os cheques recebidos pela Concessionária Honda Kodyve são diretamente depositados na conta corrente do distribuidor, a empresa não repassa cheques recebidos, excetos os cheques aceitos pela Financeira parceira.
4. Não serão aceitos cheques de terceiros.
5. Ao receber cheques, o responsável pelo Caixa deve verificar as características abaixo, para comprovar a originalidade do cheque:
• Elasticidade do papel – papel moeda tem elasticidade
• Qualidade de impressão – cheques com cores desbotadas, ou má impressão de dados, ou código de barras mal impresso podem indicar cheques fraudados.
• CPF – CPF´s emitidos para habitantes do estado de São Paulo, terminam antes do controle em “8”, por exemplo 290.201.998-03
6. Cheques deverão, preferencialmente, serem preenchidos pelas operadoras de caixa da Concessionária Honda Kodyve, ou pelo próprio cliente na presença do responsável pelo Caixa; sendo sua obrigação a conferência do preenchimento.
7. Cheque sempre deverá ser nominal a Concessionária Honda Kodyve, os mesmos devem conter o nome completo do distribuidor ou o carimbo padrão nominal e serem cruzados.
8. Não serão aceitos cheques pré-datados em caso de venda a vista.
9. Não serão aceitos cheques preenchidos previamente ou rasurados.
10. É de total responsabilidade do responsável pelo Caixa a consulta de crédito do cliente e da validade do(s) cheque(s) recebido(s), devendo observar:
11. Todos os cheques deverão ser consultados através do ACSP (consulta integrada via sistema informatizado), inserindo-se todos os dados do cliente e do cheque.
12. Recusar quando indicada a restrição de crédito.
13. Confirmar o número de telefone fornecido pelo cliente com o informado pelo Usefone ACSP.
14. Caso se verifique um número excessivo de consultas recentes do cliente e/ou caso haja cheques sustados por esse cliente, o aceito dos cheques somente será liberado pelo Gerente Financeiro.
15. Caso o responsável pelo Caixa, encontre indícios de problemas, deverá ligar para o banco emissor e consultar o cheque.
16. O responsável pelo Caixa deve oferecer ao cliente outras formas de pagamento ( débito automático, Ted, cartão de crédito, etc ), caso verifique a impossibilidade de aceitar o(s) cheque(s).
17. Após a concretização do recebimento, o número da nota fiscal deve ser anotado no verso do cheque, assim como o nome do responsável pelo Caixa que o(s) recebeu.
18. A operadora de caixa deve vincular corretamente no sistema Apollo os seguintes dados:
• Numero do cheque
• Data de vencimento
19. A operadora de caixa deve pré datar no cheque a data de depósito correta;
20. Caso o(s) cheque(s) seja(m) devolvido(s) pelo banco emissor, por quaisquer motivos, e caso seja constatada a falta de consulta ou de procedimentos de avaliação de cheques por parte do responsável pelo Caixa, este deverá se responsabilizar pelo ressarcimento dos valores não recebidos à Concessionária Honda Kodyve.
Recebimento via Cartão de Crédito ou de Débito
1. São aceitos cartões crédito das bandeiras Visa, Mastercard, Hipercard e American Express e de débito das bandeiras Máster Maestro e Visa Electron.
2. Os cartões serão automaticamente aceitos pelas operadoras através de link informatizado.
3. O débito não poderá ser inferior a R$ 100,00 (cem reais) e o parcelando em até 6 vezes.
4. Deve-se solicitar ao portador do cartão um documento de identidade com foto.
5. Não serão aceitos cartões de terceiros. Caso seja necessário este procedimento, deveremos ter uma autorização do proprietário do cartão, o mesmo deverá fornecer um documento com foto e assinar o comprovante de crédito.
6. Caso o link informatizado esteja fora de serviço, o cartão não será aceito, ou seja, não utilizar máquinas manuais de recebimento de cartão de crédito.
7. As operadoras de caixa deverão selecionar no sistema Apollo o cartão correto no momento de emitir a nota fiscal.
Venda para Pessoa  Jurídica ou Atacado
1. O Consultor Técnico, Recepcionistas de Oficina e os Assistentes de Peças e Acessórios devem informar que será necessário o preenchimento e análise de crédito do cadastro da empresa cliente.
2. O cadastro será avaliado, e somente após sua avaliação, o serviço e/ou as mercadorias solicitadas serão vendidas.
3. As vendas poder-se-ão ser concretizadas através dos procedimentos de crédito.
4. O Caixa da empresa funciona segunda a sexta-feira das 8:00h às 18:00h.
5. Para clientes que necessitarem do serviço Leve e Traz, o crédito deverá ser aprovado previamente, determinando que a forma de pagamento será em cheque à vista ou dinheiro, sendo que as operadoras de caixa devem consultar o cheque antes do veículo ser levado ao cliente.
6. Esse procedimento é de responsabilidade direta do Gerente de Pós Venda. As operadoras de caixa devem realizar o fechamento de caixa no mesmo dia e não no dia seguinte;
Outros procedimentos
1. As operadores de caixa devem enviar diariamente a contabilidade o relatório de caixa;
2. As operadoras de caixa estão proibidas de receber ou emitir cupom fiscal ou recibos;
3. O cupom fiscal somente será aceito quando vinculado ao relatório de viagem;
4. As operadoras de caixa devem enviar os relatórios de viagem preenchidos e assinados pelo colaborador e pelo gerente corretamente;
5. As operadoras de caixa devem relacionar as datas e a seqüência dos cheques com a do sistema Apollo;
6. As operadoras de caixa devem prestar muita atenção no momento de selecionar a operadora do cartão, de selecionar crédito ou débito e a quantidade de vezes que será faturado, pois segundo informações da contabilidade, esta é a única chance de se ter um erro com operação de cartão;
7. As operadoras de caixa estão proibidas de processarem os cartões sem emissão de nota fiscal;
8. As operadoras de caixa devem sempre selecionar “financiamento loja” no faturamento a cartão de crédito ou débito (qualquer operadora);
9. As operadoras de caixa devem anotar no verso do comprovante do cartão o numero da nota fiscal e devem vincular o numero do lote do sistema Apollo ao numero de aut (VISA) e doc (MASTERCARD);
10. As operadoras de caixa devem solicitar ao cliente que no momento da assinatura do canhoto o mesmo adicione o numero do RG, vale lembrar que nenhuma nota fiscal ou boleto pode ser enviada pelo correio e que nenhum veiculo pode ser entregue sem a emissão da nota fiscal e sem a assinatura do canhoto da nota fiscal.
11. A consulta ficou padronizada a empresa SERASA, a nova senha e as informações necessárias devem ser adquiridas através da Gerente de Contabilidade /Financeiro;
12. O processo de atualização de cadastro é item obrigatório em todos os departamentos, pois, em alguns casos estamos enviando as notificações de serasa aos clientes e as mesmas estão retornando por endereço incompleto ou errado;
13. O cadastro deve ser preenchido corretamente com CEP por rua.
14. Os consultores técnicos estão liberados a praticar os descontos a vista para faturamento em cartão débito;
15. Os consultores técnicos estão liberados a praticar os valores inferiores ao faturamento mínimo no cartão de crédito, limitando em apenas uma única parcela;
16. Solicito aos gerentes de peças e serviços que orientem seus colaboradores a praticar o faturamento sempre a cartão.
Importante
Quaisquer exceções a essa Instrução Operacional serão somente solicitadas pelos Gerentes de cada departamento e impreterivelmente aprovadas previamente pelos Diretores.
Procedimentos de trabalho
CADASTRAR CLIENTE
Faturamento
Manutenção de clientes
Cadastro de clientes
Manutenção
+ (para criar cód. Cliente)
Colocar tipo de cliente – pessoa física / pessoa jurídica / outras
Categoria sempre  consumidor
Preencher os dados do cliente
Importante preencher todos os dados
V salvar
Consultar acimm e serasa
CRIAR DV CRIAR
Consultas
Itens do Estoque
Clicar em cima do DV e ver se não consta item nas revenda
marcar o n° DV na N.F.
Alterar Item
Peças
Cadastros
Itens
Colocar o código do fabricante (é o n° DV)
Descrição do Item (nome da peça)
Preço (função 39)
Publico atual
Valor da peça que está na N.F. e perguntar qual o valor da porcentagem
Geralmente 70%
Valor + Porcentagem.
v salvar.
CADASTRAR ITEM (PEÇA)
Peça
Cadastro
Itens
Manutenção +
dig.-cód.
Marca- Honda
Descrição – nome da peça
Grupo – 7 (outras mercadorias
Grupo desconto – * table
Unidade medida – 1 (PC)
Indice preço/ alíq. IPI/ quantidade emb. – 0
Categoria – 1 (peça mecânica)
Desconto/ acréscimo – Ambos
Peso – 0
Cód. Tributação de entrada- 0
Cód. Tributação de saída- 0
Base PIS- 0
Base CONFINS- 0
Publico Atual- 0
Garantia- 0
À vista – o mesmo valor publico atual
v salvar.
GERAR ARQUIVO P/ ABRADIF
Fábrica
Fabrica
Ford
Especiais
Manutenção de peças em Oferta Abradif/ Geração Man-Reorganizar
Confirmar remoção da seleção Anterior YES
Grupo de Desconto (J)
Grupos
Ford -1 (peças originais Ford)
Desconto – R$10,00
Executar, depois de gerar voltar
Filtro
Grupo de desconto (M)
Grupos
Ford 1 (peças originais Ford)
Desconto – R$30,00
Executar
Numero da Regional – 04
DN= Cód. do Distribuidor – 3191
Exportar
Salvar em: Disco Local (c): / P043191.Cla
Salvar
Deseja substituir
SIM
Depois de gerado 100% fechar
Entrar internet
www.abradif.com.br/ peças
logim
Usuário: Divem
Senha: Divem
Envia arquivo
Procurar
Examinar: P0403191.Cla
P0403191.Cla Abrir
Transmitir.
LANÇAR P.P.A.
*Meus Documentos
*Planilhas
*Notas Fiscais
*Mes
Vendas Diretas
-Moura
-Visteon *Todos que tem Numeração Ford.
-Cumimins
-Fleetguard
-Keko
Auto Peças
Notas Fiscais outros Fornecedores,
Peça p/ veiculos Ford.
Outros Distribuidores
Carueme (rede)
Tempo
Báltico
Obs: Assim que lançar notas fiscais PPA, carimbar.
Outras Marcas
Lauto
Germânica…
-Sempre que lançar, colocar número nota fiscal, com valor liquido (valor total da nota)
menos (valor do ICMS) menos (valor do frete) menos (outras despesas acessórias)
EMITIR NOTA FISCAL DE TRANSFERÊNCIA
É quando a peça está na filial e temos que transferir p/ Mogi, ou vice versa.
Peças
Atendimento Balcão
Nome cliente- Divem que está a peça
Atendimento
Transação
P26 – Transferência entre filiais – Peças OK
Atenção!    YES
Incluir
Digitar o código da peça
Selecionar o item
Colocar quantidade OK
Depois de digitar os itens fechar
Cond. de Pagto
Selecionar livre de débito OK
Comprometer OK
Itens alocados OK
Romaneio
Confirmar OK
Itens enviados ao Frente de Caixa.
EMITIR NOTA FISCAL DE DEVOLUÇÃO
Quando a n.f. for despesa
Faturamento
Notas Fiscais
Notas Fiscais Descrição livre
Manutenção
+ Emitir nota fiscal SIM
Tipo de transação – D28 (devolução material de consumo)
Fornecedor – digitar CNPJ
Departamento – 4 (Peças)
Fonte – 1 (rede)
Incluir
Cód. Tributação – 0 (tributado de ICMS)
Cód. Operação fiscal – 101 (Devolução de material de consumo)
Aliq.
Base
ICMS
OK
Inf. Adicionais
Devolução total ou parcial ref. n.f. do dia da emissão da n.f..
NOTA FISCAL DE ENTRADA DE ÓLEO
Peças
Transações
Etradas
Notas de Entrada
– Dados da nota
o mesmo que n.f. de entrada de outros fornecedores
-Dados Complementares
Motivo – 8 (qualidade)
Origem – 77 (peças outros)
v clicar soma ICMS Retido no Total da Nota
– Valores
Não Tributado
Base ICMS- base de cálc. ICMS subst.
ICMS Retido – valor do ICMS subt.
Incluir
Item de estoque- cód. da peça
Quantidade- se for cx verificar unidade
Valor total c/ ICMS s/ IPI- valor total peça
Cód. fiscal Operação – 169 (comp. Lubr. F/ est. com.)
Cód. Tributação – 4 (ICMS com.int. P/S. Trib.)
TOTALIZA
Cond. Pagto
CONSOLIDA
OBSERVAÇÕES GERAIS
Para cancelar Cartão de crédito
Finalização
senhas:
VISA: 9999
MASTER: 1111
AMERICAN EXPRESS: 1234
Cartões sempre fin. da loja.
Débito – não precisa de assinatura
Crédito- precisa assinatura
VIAS DE NOTAS FISCAIS DE GARANTIA QUE TEM QUE MANDAR P/ JULIANA
*Quando for entrada Gar. 1° e 3° via vai p/ Valéria, 2° e 4° via para movimento.
*Remessa de peça  Sub. Gar. 1° e 3° via p/ Juliana, 2° e 4° via para movimento.
*Tranferência 1° e 3° para Valéria, 2° e 4° para movimento.
*Subst. Gar.  1°, 3° e 4° via para Juliana, 2° para movimento.
EMITIR NOTA FISCAL REMESSA P/ CONSERTO
FATURAMENTO
NOTAS FISCAIS
NOTAS FISCAIS DESCRIÇÃO LIVRE
MANUTENÇÃO
+
Emitir N.F. (YES)
Tipo de- Transação T25 (Remessa p/ terceiros
Fornecedor (procura) – PST IND.Eletronica da Amazonia
Positron LTDA (Campinas)  OK
9754 Tec Plan Industria Eletronica LTDA
Departamento – 4 (Peças)
Fonte – 2 (Outros Fornecedores)
Total de mercadoria (Verificar o preço da peça)
Incluir
Descrição – Descrever que peça é
Quantidade
Valor
Cód. Tributação – 12 (Isento/ Não Tributado
Cód. Fiscal Operação- 63 Remessa p/ concerto OK
Inf. Adicionais – 130 simples remessa
Observação Alterada
– Material que segue p/ análise e concerto em garantia.
OK  Emitir nota fiscal YES
Cond.  Pagto 0 dias / 100%
Livre de débto
Consolida
Itens enviados ao Frente do Caixa
FECHAMENTO CAIXA
FRENTE CAIXA
Ir Frente caixa verificar se tem alguma N.F.
Confirmar com consultores.
VENDAS / RELATÓRIO MOVIMENTO CAIXA / Considerar revenda – NOTAS FISCAIS
Emitir relatório p/ conferir: na frente de caixa
Imprimir
Depois de conferir os valores.
APOLO
Financeiro
Caixa e Bancos
Fechamento Caixa
Caixa 1- (Peças/Serviços/Veiculos)
Colocar data dia
Visualizar
Conferir o relatório que foi impresso com o relatório do movimento do caixa
Somar – Cheque à vista
Dinheiro
Este é o valor que vou transferir p/ Saldo Atual
Financeiro
Caixa e Bancos
Transferência de Saldo de Caixa
Saída – Caixa 1 (Peça/serviço/oficina)
Origem- 58 Saida p/ transf.
Entrada – Caixa 3 (Geral Financeiro)
Origem – 57 Entrada p/ transf.
Data do dia/ Departamento 5 (Administração Histórico)
Saldo Atual
Valor a transmitir… OK.
Financeiro (Para abrir cx atual)
Caixa e Bancos
Fechamento Caixa
Caixa 1 (Peça/ Serviço/ Oficina)
Data do dia do fechamento
v Impressão definitiva
Data da Abertura
Visualizar Imprimir
Obs: Quando for separar N.F. à prazo, livre de débito, garantia, c/ apresentação, débto interno, não somar, somente separar.
Após conferir cx tirar relatório de N.F. de Entrada p/ conferir.
NOTAS FISCAIS OUTROS FORNECEDORES COM DESPESAS ACESSORIAS
E FRETE IMBUTIDO NO VALOR DA N.F.
PEÇAS
TRANSAÇÕES
ENTRADAS
MANUTENÇÃO
+clicar
colocar n° N.F.
série 1 ou se estiver n° série da nota colocar o que está N.F.
Tipo de transação P02- (compra peça- outros)
Data documento- data emissão da N.F.
Data entrada – data dia
Fornecedor- procurar- avançado  digitar CNPJ- OK
Departamento- 4 (peças)
Fonte- 2 (outros fornecedores
Total mercadoria- valor total dos produtos
Motivo- 8 (qualidade)
Origem- peças outros
VALORES
Base ICMS- base de cálculo do ICMS o mesmo da N.F.
Valor ICMS- calcular o valor total dos produtos . alíquota ICMS (12 ou 18%)
v salvar
VALORES ACESSÓRIOS
-se estiver frete- colocar o valor do quadrodo frete.
CFO- *qndo for dentro do estado colocar 1 e dar Table = aliquota 12%
-se estiver despesas acessórias – colocar encargos o valor outras despesas acessórias.
Digitar o item
quantidade
Valor total c/ ICMS / IPI- Valor total
Cód. fiscal operação – 3 (compras p/ com. fora)
Cód. Tributação – 1 (tributação de ICMS, quando tiver valor ICMS)
TOTALIZA
Quando der erro de valor, não aceitar valor informado NO
voltar valores, alterar valor ICMS que é valor calculado . Depois clicar:
VALOR ACESSÓRIOS, se aumentou o valor ICMS, tem diminuir o valor ICMS dos encargos ou frete.
Somar valor ICMS de peças, encargos e frete e verificar se bate com valor do ICMS da N.F..
TOTALIZA
NO emitir nota fiscal.
Cond. Pagto se estiver data coloca à prazo e a data 100%
CONSOLIDA
NOTAS FISCAIS OUTROS FORNECEDORES COM DESPESAS ACESSORIAS
E FRETE IMBUTIDO NO VALOR DA N.F.
PEÇAS
TRANSAÇÕES
ENTRADAS
MANUTENÇÃO
+clicar
colocar n° N.F.
série 1 ou se estiver n° série da nota colocar o que está N.F.
Tipo de transação P02- (compra peça- outros)
Data documento- data emissão da N.F.
Data entrada – data dia
Fornecedor- procurar- avançado  digitar CNPJ- OK
Departamento- 4 (peças)
Fonte- 2 (outros fornecedores
Total mercadoria- valor total dos produtos
Motivo- 8 (qualidade)
Origem- peças outros
VALORES
Base ICMS- base de cálculo do ICMS o mesmo da N.F.
Valor ICMS- calcular o valor total dos produtos . alíquota ICMS (12 ou 18%)
v salvar
VALORES ACESSÓRIOS
-se estiver frete- colocar o valor do quadrodo frete.
CFO- *qndo for dentro do estado colocar 1 e dar Table = aliquota 12%
-se estiver despesas acessórias – colocar encargos o valor outras despesas acessórias.
Digitar o item
quantidade
Valor total c/ ICMS / IPI- Valor total
Cód. fiscal operação – 3 (compras p/ com. fora)
Cód. Tributação – 1 (tributação de ICMS, quando tiver valor ICMS)
TOTALIZA
Quando der erro de valor, não aceitar valor informado NO
voltar valores, alterar valor ICMS que é valor calculado . Depois clicar:
VALOR ACESSÓRIOS, se aumentou o valor ICMS, tem diminuir o valor ICMS dos encargos ou frete.
Somar valor ICMS de peças, encargos e frete e verificar se bate com valor do ICMS da N.F..
TOTALIZA
NO emitir nota fiscal.
Cond. Pagto se estiver data coloca à prazo e a data 100%
CONSOLIDA
NOTAS FISCAIS DE FORNECEDORES DIVERSOS
EX:Lauto, Jabosa, Keko, Adif, D.P.K, Nova, Fiat, Artivel…
Rede ex: Carueme, Tempo Ford, Baltico…
-Peças -transações -Entrada -Notas de entrada -Manutenção
+Emitir Nota Fiscal NO
-Dados da Nota
n° da nota fiscal
série-01
Tipo de Transação- P02 (Compra de Peças-Outros)
Data do Documento- (data da emissão da nota fiscal)
Data da Entrada- (data do dia que está dando entrada)
Modalidade- (Atacado)
Via de Transporte- (1. Rodoviário)
Fornecedor- (procurar-avançado-digitar CNPJ-enter)
Departamento- (04-Peças)
Fonte- (2-Outros Fornecedores) / Qndo for rede ford- (1-rede)
Total de mercadoria- (Valor Total dos produtos) qndo houver desconto somar valor total da peça e ñ valor total dos produtos
-Dados Complementares
Motivo- ( 8-qualidade, preço) / Rede-(2-BO Montadora)
Qndo tiver valor IPI colocar – (Calcular IPI nos iténs v)
Origem- (77- peças-outros) / (71- rede)    v salvar
-Valores
Base ICMS- (valor base de cálculo de ICMS)
Valor ICMS- (valor do ICMS)       v salvar
Obs: qndo tiver desconto colocar o valor desconto.
-Outros Valores
*Qndo tiver valor IPI, colocar o valor em total IPI.
*Qndo estiver frete colocar em frete por fora
Valor- (total do frete)
Valor ICMS – (valor total x 12%, o resultado é no valor ICMS)
Incluir- Pedido (deixar em branco)
Item de Estoque- (digitar o n° da peça)
Quantidade-______
Valor total c/ ICMS s/ IPI- __ – valor total.
Valor total IPI- ___
Cód. fiscal operação- (dentro do estado -(1)) compras de mercadoria
(fora do estado- (3)) compras p/ com. fora
Cód. tributação- ((1) Tributado de ICMS) já cadastrado.
obs: Quando houver nota fiscal dentro do estado com alíquotas ICMS 18%.
18%
12% Cód. operação (3) compra de mercadoria
Cód. tributação (0) tributado ICMS 12%
*Qndo nota fiscal ñ estiver base de calculo ICMS e nem valor ICMS, quando for incluir o item
– Cód. fiscal operação (1) depois puxar
(20) Entrada de mercadoria
-Cód. Tributação- (3) isento / 3- ñ tributado
Quando 1 item da niota fiscal é 12% na inclusão dele colocar (64) CFO / (50) CT
TOTALIZA
Emitir nota fiscal NO
Cond. Pagto
Verificar vencimento da nota fiscal / colocar cond. de pagamentoselecionar, se estiver data e valor colocar.OK.
Banco Bradesco- Consolida.
NOTAS FISCAIS DE TRANSFERÊNCIA
(Quando a filial manda p/ nós e temos que dar entrada aqui, ou a peça sai daqui e entra na filial)
PEÇAS
TRANSAÇÕES
ENTRADA
NOTAS DE ENTRADA
MANUTENÇÃO
Emitir Nota Fiscal NO
Dados da nota
Tipo de transação- P06 (Receb. de transf. filial)
Importar
Colocar os dados de quem está fornecendo as peças
data da saída – data da emissão
série- (1)
Cód. fornecedor 381 Mogi
382 Itapira
2569 S.J.B.V.
Depto – 4 (Peças)
Confirmar importar itens (yes)
Data doc. – data da emissão N.F.
Fonte- 5 (Transferência)
Total de mercadoria- valor total dos produtos
Dados Complementares
Motivo- 9(transferência)
Origem 57 (Entrada p/ Transferência
v salvar
Valores
Base ICMS- (valor base de cálculo do ICMS)
Valor ICMS- (valor ICMS)
Totaliza – Emitir nota NO
Cond. Pagto – n° de dias 100% OK.
Consolida
NOTAS FISCAIS DE ENTRADA DA FORD
-PEÇAS -TRANSAÇÕES -ENTRADAS -NOTAS DE ENTRADA
-Consulta
n° inicial – digitar o n° da nota fisca
enter
-Dados da nota
Tipo de transação- P01
Data do documento- data da emissão da nota fiscal
Modalidade- Atacado
Fornecedor- 10108 (Ford Motor Company Brasil Ltda)
Baruiri- CNPJ 03470727/0023-83 -(10108)
Bahia- CNPJ 03470727/0023-36 -(10110)
Departamento – 04 (Peças)
Fonte – 0 (Montadora)
Total de mercadoria – confirmar valor total dos produtos
-Dados Complementares
Motivo – 7 (pontualidade)
Quando tiver valor IPI (calcular IPI nos itens)
Origem 70 (Peças Ford)
v salvar
-Valores
Base ICMS – (valor base de cálculo do ICMS)
Valor ICMS – (valor ICMS)
-Outros Valores
Confimar somente o valor IPI.
Totaliza – Emitir nota NO
Cond. Pagto – Compra peça montadora seleciona 100%. OK.
Banco c/c Ford.
CONSOLIDA
Obs: Notas Fiscais entrada da Ford, quando for ADITIVO e FLUIDO DE FREIO,
confirmar no cód. tributação
alterar para (4) – ICMS COM.INT P/S TRB.
REEMITIR NOTA FISCAL
APOLO
FATURAMENTO
NOTAS FISCAIS
RE-EMISSÃO
Colocar n° N.F. – Procurar
Imprimir
REEMITIR BOLETO
APOLO
FATURAMENTO
FATURAS/ DUPLICATAS
Emissão Bloquetos/ Duplicatas
N° Título- colocar n° N.F.
v Já emitidos
Banco- v 1 Bradesco S/A
OK
Iprimir.
Obs: Nota Fiscal cancelada tem que ter todas as vias com os canhotos. E ntregar as quatro p/ Valéria.
Formulário cancelado é só entregar para telefonista arquivar.
EMITIR RELATÓRIO P/ CONFERIR N.Fs. SAÍDA E ENTRADA
Relatórios Apolo
Faturamento
Relatório Notas Fiscais
Período Seleção
Data Inicial
Data Final
Data seleção
.Entrada / Saída
Tipo
.Saída /.Entrada
Revenda 1(Mogi)
Transação (saída) / (entrada)
Todas OK / P01, P02, P03, P06 e P07
Opções / Ordenação
05- Documento
02- Departamento
Imprimir.
Obs:
* Quando for dar entrada N.F. de outros fornecedores e tiver despesas de usados junto com entradade peças,
não somar só pedir para assinar, e, também se tiver óleo, desingripante, silicone com alíquota 0 não somar na
base de cálculo e nem no calor ICMS. Mas a de óleo… vai somar no total dos produtos.
*Quando for dar entrada na N.F. que vier da União Auto Vidros, não dar entrada no valor do ICMS, quando for
incluir o item colocar no cód. fiscal – 1 e no cód. Tributação 3. Se tiver desp. acessórias somar com valor da peça.
Quando houver nota fiscal com produtos com o desconto total. E for dar entrada em 1 produto só. Para
saber o desconto de cada peça:
total de desconto / total valor produtos %.
Planilha Honda Kodyve ORGANIZAÇAO 24 Ver Iluminação(Lampadas Queimadas ou faltantes) SIM NÃO 1 Mesas Organizadas (Computadores, papeis, objetos) SIM NÃO 1 Ver Banheiro (Papéis Higienico e Toalha, Limpeza) SIM NÃO 1 Organização Painel testemunhal SIM NÃO 1 Ver conservação Muros,Jardim, Calçadas e Toldos SIM NÃO 1 Ver Lixeiras Limpas e vazias SIM NÃO 1 Limpeza dos Vidros e tapetes SIM NÃO 1 Quadro de avisos com comunicados novos e assinados SIM NÃO 1 Limpeza de Veículos utilizados pelo depto SIM NÃO 1 Manutenção de Móveis (Mesa, Cadeira, Balcão) SIM NÃO 1 Ver Material Promocional de vendas(atual e conservado) SIM NÃO 1 Organização da montagem e lavador de peças SIM NÃO 1 Organização de Arquivos Ordens de serviço V1 / V2 SIM NÃO 2 Organização de Arquivos Notas Fiscais SIM NÃO 2 Organização dos Veículos (Pátio / oficina) SIM NÃO 2 Organização ferramentaria SIM NÃO 2 Todos uniformizados e com crachá SIM NÃO 2 Todos produtivos com EPI SIM NÃO 2 Ordens de serviço 8 Ordens de serviço abertas sem o veiculo na oficina SIM NÃO 3 Ordens de serviço abertas de V2 com mais de 3 dias SIM NÃO 3 Há ordens de serviço com categorias erradas? SIM NÃO 1 Há ordens de serviço com politica de preço errada? SIM NÃO 1 Relatório de visita 28 Contata clientes informando sobre a revisao? SIM NÃO 1 Todos veiculos com protetores(bco/volante/alavanca) SIM NÃO 1 Agenda preenchida corretamente SIM NÃO 1 Quadro de programacao atualizado c/ a hora inspeçao SIM NÃO 1 Existe agendamento de 30% periodo da tarde SIM NÃO 4 O cliente é identificado, saudado e pronto atendido? SIM NÃO 1 As peças pedidas está atualizadas(maximo de 10 dias) SIM NÃO 1 O fluxo da recepçao é ordenado? SIM NÃO 1 A inspeçao é feita na presença do cliente SIM NÃO 2 Todo veiculo tem check list SIM NÃO 1 Os horarios para entrega estão preenchido? SIM NÃO 2 A planilha de entrega está preenchida? SIM NÃO 2 Agenda CT é igual ao quadro de boas vindas? SIM NÃO 1 O CT utiliza o kit de revisao Kodyve? SIM NÃO 2 Os orçamento estão assinados? SIM NÃO 2 Sala de espera organizada? SIM NÃO 1 O depto de peças acompanha a programação? SIM NÃO 1 O produtivo está apontado na O.S. do quadro? SIM NÃO 1 As ordens de serviço encerradas tem check list teste SIM NÃO 2 Caminho do Sol 40 As reuniões de equipe são realizadas SIM NÃO 3 As reuniões de comite de qualidade são realizadas SIM NÃO 3 As reuniões da equipe 5S são realizadas SIM NÃO 3 Ocorre leitura dos BS SIM NÃO 3 Há estorno de garantia SIM NÃO 2 Revisões estas pagas SIM NÃO 2 O treinamento internet está 100% SIM NÃO 2 São realizadas visitas a frotistas SIM NÃO 6 O Plano de ação foi enviado na data SIM NÃO 1 Há reclamações no CAF (RAC)? SIM NÃO 3 Estante de acessórios está bem equipada? SIM NÃO 2 Faturamento está está acima de 100% (prospecto) SIM NÃO 5 CRM está com totalmente satisfeito maior 95% SIM NÃO 5 Pontuação realizada 0 Pontuação total 100 Objetivo para premiação maior que 95% Resultado Final: 0%